IRS Petty Cash Rules
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Un système de caisse aide les entreprises à payer les petites dépenses rapidement sans enregistrer chaque transaction. Il est un fonds distinct de l`argent qui est mis de côté pour payer les fournitures ou les autres dépenses de faible valeur. Pour contrôler le fonds de caisse correctement et enregistrer correctement à des fins fiscales, le fonds doit être stocké dans un endroit sûr et réconcilié fréquemment.
Système de petite caisse
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Alors que certains commerces de détail sont extrêmement petites dépenses de leurs caisses, un système de caisse approprié signifie mettre de côté un montant fixe d`argent dans une boîte ou un tiroir et l`utiliser pour payer les petites dépenses. Les recettes pour les dépenses vont dans la boîte ainsi que tout changement des transactions. Le total des recettes et l`argent restant doit toujours être égal au montant que vous avez commencé avec. Par exemple, si vous avez un fonds de petite caisse 100 $ et dépenser 27,52 $ en fournitures de bureau, votre reçu pour l`achat ainsi que l`argent restant dans le fonds ajoutera jusqu`à 100 $.
Recettes
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L`IRS exige des reçus pour toutes les dépenses de plus de 75 $, mais il est une bonne habitude d`obtenir des reçus pour chaque transaction de petite caisse, peu importe la taille. Les recettes fourniront la sauvegarde aux contrôles de réapprovisionnement de la petite caisse quand vous avez besoin pour compléter le fonds. Lorsque la petite caisse est faible, toujours vérifier l`équilibre avec des recettes avant d`ajouter plus. Pour reconstituer le fonds, un chèque de compagnie "Petite caisse," encaisser et ajouter l`argent à la boîte. Les recettes et la petite feuille de rapprochement de trésorerie vont à l`aide-comptable pour l`entrée dans le système comptable.
Compte-rendu
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La feuille de rapprochement de la petite caisse et les reçus sont la sauvegarde pour la vérification de la reconstitution de la petite caisse. Entrez les comme une transaction dans le registre bancaire et allouer des sous-totaux à chaque catégorie. Par exemple, si les recettes ajoutent à 97,12 $ et représentent 29,88 $ en fournitures de bureau, 43,02 $ dans l`entretien et 24,22 $ dans la promotion, la transaction débite Banque 97,12 $ et les crédits de fournitures de bureau 29,88 $, entretien 43,02 $ et la promotion 24,22 $.
Conservation de registres
Comme toute autre dépense d`entreprise, l`IRS exige que vous conserviez les reçus et autres secours pendant sept ans. Fixez les reçus à l`arrière de la feuille de réconciliation de la petite caisse et le dossier lors de la saisie. Conservez vos reçus de lumière vive. Certains reçus imprimés sur du papier thermique se fanent bien avant l`exigence de stockage est remplie.