Comment Relancez une perte de paie Check
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Alors que l`employé peut être anxieux d`obtenir son chèque de paie remplacé rapidement, le service de la paie doit équilibrer l`anxiété de l`employé avec le besoin de l`entreprise pour assurer que la réémission est manipulé correctement. Vous devez faire preuve d`empathie à l`employé, tout en veillant à ce que le chèque original n`a pas déjà été encaissée.
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Consulter les détails du chèque perdu dans votre système de paie. En plus du nom du bénéficiaire, vous devez connaître la date, le nombre et le montant du chèque.
Contactez votre banque pour vérifier que le chèque n`a pas été encaissé.
Demande que votre question bancaire un arrêt de paiement sur le chèque. demandes d`arrêt de paiement ne deviennent généralement pas efficaces jusqu`à 24 heures après leur mise, mais les règles peuvent varier d`une institution financière. Par conséquent, il est une bonne politique d`attendre au moins 24 heures avant de remplacer le chèque à faire en sorte que le paiement d`arrêt est réussie.
Attendez 24 heures et vérifiez que le paiement d`arrêt a réussi. Si elle a réussi, passez à l`étape suivante.
Un chèque de remplacement à l`employé. Vous devez compléter ce processus grâce à votre système de paie de sorte que le chèque de remplacement est enregistré et inclus dans le formulaire W-2 de l`employé. Le chèque de remplacement doit avoir les mêmes bénéfices, impôts, déductions et salaire net que le chèque original. Si vous ne pouvez pas créer le chèque de remplacement directement dans votre système de paie, assurez-vous d`entrer dans les détails contrôle dans le système.
Obtenir les signatures requises sur le chèque de remplacement. Assurez-vous d`inclure des documents justificatifs pour la personne qui signe le chèque à examiner.
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Annuler le chèque original dans votre système de paie. Cette étape est essentielle pour garantir que les salaires et les impôts ne sont pas comptées deux fois dans le formulaire W-2, le salaire annuel de l`employé Déclaration d`impôt, et de supprimer la vérification de votre liste exceptionnelle.
Livrer le chèque de remplacement à l`employé.
Conseils Avertissements
- Exiger que l`employé de signer un affidavit attestant que son chèque de paie est perdu et en acceptant que si elle trouve le chèque qu`elle ne tentera pas de l`encaisser.
- Si vous avez la possibilité d`offrir le dépôt direct ou les cartes de débit de paie à vos employés, encourager leur participation comme un moyen de réduire le nombre de questions-chèque perdu que vous avez à traiter.
- Contactez votre banque pour déterminer leur politique pour les paiements d`arrêt.
- Si le paiement d`arrêt n`a pas réussi, aviser l`employé et demander une copie du chèque annulé pour déterminer qui a encaissé. Ce que vous sera la prochaine étape dépendra des faits et des circonstances entourant la façon dont le chèque a été encaissé.
- Certains d`encaissement de chèques encaisseront un chèque qui a un arrêt de paiement placé sur lui. Selon la législation de l`Etat, vous pouvez toujours être responsable du paiement sur le chèque au service de l`encaissement de chèques.