Comment traiter le paiement final pour les employés décédés à un bénéficiaire

<p>Personne ne veut en apprendre davantage sur la mort d`un employé, mais quand vous le faites, un plan en place pour la façon dont vous et votre entreprise traiter. Ce plan devrait inclure une liste des formulaires dont vous avez besoin pour envoyer le bénéficiaire de l`employé, la famille ou l`exécuteur testamentaire, et les étapes que vous devez prendre avant et après l`émission de dernier chèque de paie de l`employé. Les lois des États ont tendance à suivre les directives fédérales, mais il faut vérifier avec votre état pour vous assurer.

Au moment de l`embauche

  • Inclure une désignation de bénéficiaire formulaire dans les documents de tous les employés nouvellement embauchés. En remplissant ce formulaire, un employé fait connaître qui devrait recevoir son dernier chèque de paie en cas elle meurt alors qu`il compte. Rappelez aux employés chaque année pour examiner le formulaire pour assurer ses informations sont à jour et reste conforme aux souhaits de l`employé. Si votre employé ne désigne pas de bénéficiaire, vous pouvez délivrer le dernier chèque de paie à un exécuteur testamentaire ou plus proche parent, à condition qu`ils aient les documents nécessaires, comme une lettre originale de testamentaires ou de l`administration, une copie certifiée conforme du certificat de décès et le W applicable -9 forme.

Après avoir appris la mort d`un employé



  • Après avoir appris la mort d`un employé, préparer et envoyer un paquet d`informations à la famille de l`employé et / ou la désignation du bénéficiaire. Ce paquet devrait inclure des informations sur les avantages, les formulaires doivent être remplis, les enveloppes de retour préaffranchies le cas échéant, des informations de contact et des informations sur les salaires encore dus et quand ils seront payés. Aviser immédiatement le service de la paie de la mort de l`employé. Ce ministère devra geler les salaires de l`employé et d`arrêter toute dépôt direct en place jusqu`à ce qu`il reçoive les documents nécessaires, qui comprend un certificat de décès et un formulaire W-9 pour le bénéficiaire ou la succession. Le service de la paie doit également calculer le montant du dernier salaire, ce qui devrait inclure les salaires et les autres types de rémunération comme le temps de vacances ou les congés de maladie accumulés, le cas échéant. Si vous utilisez un service de traitement de la paie, vous devrez peut-être donner une copie certifiée conforme du certificat de décès de l`employé avant le traitement de dernier chèque de paie de l`employé. Ces étapes sont importantes car une banque peut geler le compte bancaire du défunt, ce qui pourrait affecter la réception du dernier chèque de paie.

Traitement du paiement final

  • Si l`employé a reçu, mais pas encore encaissé un chèque de paie, vous devez arrêter le paiement sur le chèque et émettre un nouveau chèque de ce montant au bénéficiaire ou à la succession de l`employé. Si l`employé est dû un chèque de paie pour les gains exceptionnels, délivrer au bénéficiaire ou à la succession de l`employé. Vérifiez les lois de l`État régissant les conditions particulières qui doivent être remplies avant de lancer le dernier chèque de paie.

Déclarer le revenu à l`IRS

  • Pour les salaires dus et payés au cours de la même année civile que la mort de l`employé, vous devez inclure les salaires dans le formulaire W-2 de l`employé et également déclarer le montant du dernier chèque de paie dans le formulaire 1099-MISC au nom du bénéficiaire ou exécuteur testamentaire . Si les salaires sont payables après l`année où l`employé décède, ne délivrent pas un W-2 au nom de l`employé pour l`année où vous émettez le dernier chèque de paie. Au lieu de cela, délivrer le bénéficiaire ou l`exécuteur testamentaire d`un formulaire 1099-MISC qui comprend le montant du dernier chèque de paie. Vous pouvez obtenir des copies de ces formulaires de l`IRS, qui peut également offrir des conseils supplémentaires sur l`achèvement et la délivrance de ces formulaires.

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