Les risques associés aux fonds de petite caisse
fonds de petite caisse sont utilisés au sein des organisations pour couvrir les dépenses mineures telles que de petites quantités de fournitures de bureau, les frais postaux, les frais de stationnement des visiteurs ou des tarifs de taxi. fonds de petite caisse sont souvent gardés en espèces dans le lieu de travail. En raison de la nature liquide d`un compte de caisse, un ensemble de risques différents existe pour les fonds de petite caisse par rapport à d`autres fonds à l`intérieur d`une organisation.
prêts personnels
Un employé qui a accès au fonds de petite caisse peut penser qu`il est acceptable d`utiliser le fonds comme une ressource de prêt personnel à court terme, en prenant l`argent du fonds pour payer les factures ou couvrir d`autres dépenses personnelles jusqu`à ce qu`il est payé. Ces opérations ne sont pas enregistrées et pourraient conduire à un vol pur et simple des fonds de petite caisse. À tout le moins, les fonds ne sont pas disponibles pour des utilisations légitimes au cours de la période de « prêt » de l`employé.
encaissement de chèques
Lorsqu`un fonds de caisse est logé dans un compte bancaire, un employé ayant accès au compte peut essayer d`encaisser les chèques personnels sur le compte. Les banques peuvent avoir des politiques en place qui empêchent l`encaissement des chèques personnels, mais le risque qu`un employé encaisser un chèque qui a des fonds insuffisants existe. Lorsque le chèque revient, les fonds sont tirés du fonds de petite caisse, entraînant des complications jusqu`à ce que la situation soit corrigée.
Enregistrement des dépenses
En raison d`un fonds de petite caisse circonvient les procédures de déclaration des dépenses habituelles au sein d`une organisation, le risque de détournement des fonds de petite caisse augmente. Garder le registre ou l`enregistrement des décaissements de la petite caisse du fonds augmente encore le risque de détournement. Le record des décaissements de petite caisse ne doit pas être conservé avec la petite caisse, et il ne devrait pas être maintenue par toute personne ayant accès au fonds de la petite caisse. Avoir une autre dépenses record du parti aide à prévenir l`abus du fonds.
L`accès non autorisé
fonds de petite caisse sont des actifs liquides, donc l`accès à cet argent devrait se limiter à une seule personne pour éviter plusieurs gardiens qui peuvent blâmer les uns les autres pour les fonds manquants. Le seul gardien des fonds de petite caisse doit être tenue responsable de la tenue de l`argent dans un endroit sûr. La boîte que l`argent se trouve dans les besoins d`avoir une serrure - le tiroir de caisse est une option raisonnable - pour aider à empêcher tout accès non autorisé. Pour sécuriser davantage le fonds de caisse, la boîte doit être conservé dans un endroit sûr, comme un placard verrouillé, tiroir de bureau ou sûr que seul le dépositaire du fonds de petite caisse a accès.