Comment le système de petite caisse Imprest Book Works
Régisseur est la façon la plus courante de systèmes de manutention de petite caisse, qui traitent d`une entreprise des dépenses en espèces dans les situations où un paiement par carte de crédit ou chèque serait inapproprié. Imprest implique des employés de dépenser leur propre argent et le revendiquant d`un fonds central petite caisse. Le contrôleur de ce fonds recueille des reçus pour ces remboursements et les échanges de l`argent de remplacement lorsque le fonds est faible.
Petite caisse
La petite caisse est un système utilisé par les entreprises pour gérer les paiements sur les achats de faible valeur, tels que des timbres ou des agrafes. Il est conçu pour les situations où soit il serait trop compliqué à écrire un chèque, puis prendre en charge les formalités administratives résultant, ou un paiement par carte de crédit ou chèque ne serait pas accepté par le détaillant ou fournisseur de services. La petite caisse est une petite quantité d`argent disponible pour couvrir ces achats.
Comment fonctionne avances
Régisseur est un système utilisé pour coordonner les dépenses de la petite caisse avec l`ensemble des comptes financiers d`une entreprise. Elle implique l`entreprise écrit d`abord un chèque pour le montant à utiliser pour la petite caisse, parfois connu sous le nom d`un flotteur, la totalité du montant alors répertorié comme une dépense pour l`entreprise. Le chèque est encaissé et un employé est vu confier la responsabilité de l`exploitation du fonds de caisse.
Les gens qui travaillent pour l`entreprise peuvent faire de petits achats en utilisant leur propre argent, puis soumettre un reçu pour l`achat de nature commerciale à la personne qui exécute le fonds. Les mains du contrôleur de fonds sur l`argent pour rembourser le travailleur, qui remplit alors un bon de caisse pour reconnaître le remboursement. Le contrôleur de fonds rassemble les pièces justificatives et, quand ils totalisent une grande quantité - peut-être la plupart du flotteur d`origine - il les soumet à l`expert-comptable de l`entreprise. L`expert-comptable écrit un nouveau chèque pour émettre l`argent pour renflouer le fonds de caisse.
Avantages
Le système Régisseur de caisse permet de réduire les coûts de la paperasserie et les coûts de transaction, et peut être un moyen d`utiliser le temps de gestion plus efficace. Une entreprise pourrait décider de fixer une limite pour les demandes individuelles sur la petite caisse, au-dessous duquel les employés ne sont pas besoin d`une autorisation avant de dépenser de l`argent, aussi longtemps qu`ils obtiennent un reçu montrant qu`il est une dépense d`entreprise légitime. Cela évite de perdre du temps d`un gestionnaire avec de petites quantités - Questions littéralement petits - tout en conservant son contrôle sur les dépenses plus grandes.
Désavantages
Étant donné que les sommes en jeu sont relativement faibles, il y a une possibilité pour la personne qui exploite le fonds de petite caisse pour escroquer de petites quantités qui ne sont pas facilement remarqués, mais peut rapidement accumuler. Cela nécessite deux formes de contrôle par une autre partie. La première consiste à effectuer des vérifications périodiques de la petite caisse: l`argent restant ainsi que les bons de petite caisse doivent toujours ajouter au montant du fonds initial. Une autre est de vérifier que les pièces justificatives sont légitimes, que ce soit en vérifiant les reçus ou le contrôle des employés qui ont dépensé l`argent. Le temps et le coût de faire cela ne contrebalancent pas toujours les économies potentielles de lutte contre la fraude.