Définition de des procès-verbaux de réunions

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Une organisation efficace est essentielle à l`utilité des procès-verbaux.
Une organisation efficace est essentielle à l`utilité des procès-verbaux. (Image: XiXinXing / XiXinXing / Getty Images)

Comptes rendus des réunions sont organisées un record des participants à une réunion et les sujets abordés. Procès-verbal servent de référence utile des discussions et des décisions, ainsi qu`un document d`appui pour des recommandations internes.

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L`ouverture de minutes de réunion comprend une liste des participants. Elle note également la date, l`heure et le réglage de la réunion. La réunion va de pair, les sujets sont présentés à la discussion, et parfois voté ou décidées. Le procès-verbal de suivi de référence les participants se sont engagés à chaque sujet. Le procès-verbal noter également les idées présentées pour la discussion et qui a présenté chaque pensée clé. Votes ou décisions, ainsi que des mesures d`action dirigées, sont également inclus en quelques minutes.

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Les participants aux réunions du groupe de travail informel ou d`un comité prennent souvent leurs propres notes. Un membre peut même distribuer un examen de la réunion à d`autres participants. Cependant, organisé et comptes rendus de réunions structurés sont normalement utilisés que pour des réunions plus formelles. Procès-verbaux sont généralement tenus pour les réunions du comité d`organisation, les réunions du conseil d`administration, agence gouvernementale ou à des réunions de bureau et des réunions publiques. Un secrétaire ou membre du personnel administratif prend habituellement des notes et préparer le procès-verbal.

référence utilisation

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Les membres des groupes de travail ou comités utilisent souvent rendus de réunions comme référence. Le procès-verbal de guider chaque personne impliquée sur leur rôle dans l`exécution des décisions prises. Dans les paramètres de collaboration, minutes aident également les dirigeants tiennent chaque personne responsable de son rôle. Si un membre de l`équipe ne parvient pas à mener à bien une action convenue, il peut se réprimandé par un chef. Procès-verbal des réunions du gouvernement ou une organisation publique se réunissent également l`obligation des organismes publics pour transmettre des informations aux populations qu`ils desservent et de fournir un dossier d`affaires officielles.

documentation utilisation

Dans certains cas, comptes rendus de réunions sont également utilisés comme un document de soutien. comités d`organisation discutent souvent des problèmes, des résolutions et des actions, puis faire une recommandation formelle à une carte plus grande ou corps. Les minutes sont souvent jointes à la communication pour démontrer les conversations engagées par le comité. Dans un collège, par exemple, les écoles ou les services de programmes éducatifs soumettent généralement rendu de la réunion du comité consultatif à l`appui des propositions de programmes.

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