Comment approuver procès-verbal réunion du Conseil

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Passez en revue le processus d`enregistrement comptes rendus des réunions mandatés par l`organisation. Beaucoup suivent les règles d`ordres de Robert, ce qui permet le secrétaire d`enregistrement à utiliser et suivre un modèle pour prendre des notes et en créant les dernières minutes. Demandez quand et si vous devez inclure les noms des membres du conseil d`administration en faisant des commentaires ou poser des questions, ou si vous devez protéger leur vie privée. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d`écrire, « Il a été discuté que notre concurrent, la société XYZ, utilisait la publicité trompeuse et la FTC doit être contacté, » plutôt que « Bob Smith a déclaré qu`il croyait que notre concurrent, la société XYZ, utilisait la publicité trompeuse et la FTC devraient être contactées. Debbie Jones et Hank Johnson d`accord « .

Assurez-vous d`enregistrer les minutes avec précision. Demandez aux membres du conseil d`administration d`arrêter de parler ou le président d`attendre avant de commencer une nouvelle discussion chaque fois que vous êtes en retard dans votre prise de notes. Demandez aux membres de répéter ou de clarifier les informations que vous ne trouvez pas claire. membres du conseil d`administration des requêtes répétées font, y compris à la fois un mouvement original et sa dernière version modifiée, chaque fois qu`une motion est présentée. Pour ce faire, indépendamment du fait que la motion est appuyée et si elle passe. Notez les totaux de tous les votes, plutôt que de dire simplement qu`un vote passé.

Envoyer le procès-verbal du président du conseil d`administration, directeur exécutif ou du comité exécutif avant de les envoyer à la pension complète si c`est la procédure de votre organisation. Après avoir reçu l`autorisation d`envoyer les procès-verbaux à la pension complète, envoyer le document à tous les membres du conseil d`administration, quelle que soit elle a assisté à la réunion et si oui ou non elle ou non être à la réunion à laquelle le procès-verbal sera approuvé. Envoyez les minutes assez tôt pour les membres du conseil puissent les lire, poser des questions à leur sujet, les sujets de recherche ont discuté et demander des éclaircissements.

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Lors de la prochaine réunion du conseil qui constitue le quorum, que le président ou tout autre membre du conseil d`administration est en cours d`exécution la prochaine réunion pour présenter une motion au conseil d`approuver le procès-verbal. Le quorum est le nombre minimum de membres du conseil d`administration nécessaires pour prendre des mesures officielles. Attendez que la motion soit détaché et ont le leader de réunion ouvrir le débat. Au cours de la discussion, exiger qu`une motion soit présentée, appuyée et contournées s`il y a des changements ou des corrections qui doivent être apportées au procès-verbal. Après la discussion, ou s`il n`y a pas de discussion, ont le leader de la question de réunion au, ou prendre le vote pour approuver le procès-verbal.