Comment organiser Procès-verbal
Contenu
- Préparez-vous à un procès-verbal précis
- Vidéo: les 5 erreurs à ne pas commettre quand on rédige un pv de ce
- Vidéo: rédaction de procès-verbaux de réunion par mot-tech
- Créer procès-verbal de réunion pour le dossier
- Vidéo: savoir faire un pv de chantier + teléchargement
- Vidéo: je ne paye pas mes pv - dans ton droit #1
- Stockez réunion minutes dans la société fichiers
Comptes rendus des réunions sont des documents juridiques essentiels pour organismes sans but lucratif, des organismes gouvernementaux, des sociétés et des sociétés. Ils fournissent un enregistrement du processus de prise de décision. Minutes sont distincts de la dictée. Ils ne sont pas une transcription mot à mot de ce qui est arrivé à la place ASSEMBLÉE, ils sont un registre des personnes qui ont assisté, ce qui a été discuté, les votes qui ont été coulés et ce qui a été décidé. Sont conservés pendant minutes plusieurs années.
Préparez-vous à un procès-verbal précis
Vidéo: Les 5 erreurs à ne pas commettre quand on rédige un PV de CE
Vidéo: Rédaction de procès-verbaux de réunion par Mot-Tech
Passez en revue l`ordre du jour de la réunion. Cela vous permettra de planifier des points importants dont vous aurez besoin de prendre des notes. Vous aurez également un sentiment de combien de participants à attendre.
Élaborer une feuille de participant. Cela peut être aussi simple que d`un morceau de papier avec le titre de la réunion et la date au sommet, avec plusieurs lignes numérotées. Vous distribuer ce au début de la réunion pour les participants à signer.
Assurez-vous que l`équipement d`enregistrement fonctionne correctement. Vous pouvez choisir de prendre des notes de la réunion sur un ordinateur portable ou avec un stylo et du papier, ou en enregistrant la réunion. Si la réunion couvrira des informations sensibles, discuter de l`enregistrement avec le président et d`expliquer votre intention d`utiliser l`enregistrement uniquement pour assurer l`exactitude des procès-verbaux.
Créer procès-verbal de réunion pour le dossier
Prenez des notes au cours de la réunion. Se concentrer sur l`objet de chaque discussion et laisser de commentaire. Par exemple, noter que l`allocation de fonds pour un nouveau bâtiment a été discuté, mais ne pas noter que la « discussion a été émotionnelle et chauffée. » Remarque qui a proposé chaque mouvement et ce qui a été résolu.
Créez un document qui sera le procès-verbal de la réunion officielle. Il devrait être le même format que les comptes rendus de réunions antérieures. Pensez à utiliser six sections: Rappel à l`ordre, par appel nominal, l`approbation des dernières minutes de réunion, des questions ouvertes, de nouvelles affaires et l`ajournement. Pour chaque fournir un bref résumé et neutre de la discussion ou une activité. S`il y avait un décompte des voix, notamment le décompte. Si les votes ne sont pas comptés, seul Etat qu`une motion a été « porté » ou « échoué ». Créer un espace pour les minutes à signer par vous-même que le preneur de notes et le président, qui approuvera le procès-verbal.
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Circulez les minutes aux membres du conseil dans une semaine de la réunion et - si la réunion était publique - les classer comme dossier public. Faire au besoin des changements et des corrections. Reportez-vous à vos propres notes ou à votre enregistrement de la réunion si une clarification est nécessaire.
Stockez réunion Minutes dans la société Fichiers
Vous pouvez déposer les comptes rendus de réunions avec celles des réunions passées. Vous pouvez conserver les minutes dans un classeur, organisé par le comité ou le conseil, et dans l`ordre chronologique. Depuis procès-verbaux sont des documents juridiques, les garder au siège social.
Supprimer l`enregistrement que vous avez fait de la réunion, à moins que la politique de votre organisation pour garder ce dossier. Une fois vos minutes sont finales il n`y a généralement pas besoin de garder cette sauvegarde, et son contenu peut être sensible ou confidentielle.
Copier et distribuer les minutes de réunion au début de la prochaine réunion. Ceux-ci seront approuvées comme premier point d`activité.