Comment écrire un rapport Procès-verbal

Vidéo: Compte rendu de la réunion du 2 avril .avi

Arrivée à la réunion au début de l`ordre du jour de la réunion, la liste des participants et l`équipement nécessaire pour enregistrer les procès-verbaux. Choisissez un siège près de l`animateur de la réunion. Assis près de l`animateur de la réunion vous permet de mieux entendre et de demander des éclaircissements facilement.

Demandez si vous pouvez utiliser un magnétophone pour enregistrer une transcription audio de la réunion. Si vous prenez des notes sur un ordinateur, vérifiez qu`il fonctionne correctement, et ont un instruments de bloc-notes de papier et d`écriture à utiliser comme un retour de la méthode de prise de notes au cas où l`ordinateur échoue.

Notez la date et l`heure de la réunion est ouverte. Notez l`essence des rapports et des rapports du comité des officiers. En règle générale, les rapports complets sont joints au procès-verbal de la réunion. mouvements d`enregistrement comme ils se produisent. Inclure qui a présenté chaque mouvement, qui a appuyé la motion et si la motion a été approuvée, ce qui est connu sous le nom « porté » ou échoué. Si l`ordre du jour est déposé - pas donné suite au cours de la réunion, mais tenue plus pour plus tard, note qui a présenté la motion à déposer l`élément et qui a appuyé la motion. annonces d`enregistrement et les dates des réunions de suivi.

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Trouver ou créer un modèle de minutes de réunion. Votre organisation peut déjà avoir un modèle de minutes de réunion. Si elle ne le fait pas, vous pouvez utiliser l`un des nombreux modèles de minutes de réunion disponibles en ligne ou créer votre propre modèle. Le modèle a besoin d`un titre, le corps et la ligne signature. Le titre comprend le nom de l`organisation et la date, l`heure et le lieu de la réunion.

Créer le corps du modèle à l`aide de l`ordre du jour de la réunion comme guide. Inclure les éléments suivants dans cette partie: les statistiques de fréquentation, l`approbation des dernières minutes de la réunion, les rapports des agents et des comités, vieilles affaires, affaires nouvelles, annonces et heure d`ajournement.

Vérifiez que le modèle comprend des lignes de signature et les lignes de date pour le secrétaire et l`autorité d`approbation.

Préparez vos minutes en utilisant le modèle. Éliminer les détails excessifs. Enregistrez ce qui a été décidé, qui fera l`action, lorsqu`elle est due et comment l`organisation saura quand l`action est terminée. Après avoir terminé votre premier projet, examiner la transcription audio de la réunion pour vous assurer tout le nécessaire capturé. Modifiez ensuite vos minutes.

Ils doivent rendre compte des actions que l`organisation prend. Il n`est pas un enregistrement de tout ce qui est dit, ce qui est une transcription. Gardez vos minutes professionnelle. Ne pas inclure votre avis, le jugement ou l`interprétation. Des expressions telles que « débat houleux » et « excellent commentaire » n`a pas sa place en quelques minutes de réunions professionnelles. Ne jamais inclure les motions qui ont été retirées.

Fixer la direction et les rapports du comité à vos minutes terminés. Faire le nombre de copies. Si possible, distribuer les procès-verbaux de réunion avant la prochaine réunion afin que les ajouts et / ou des corrections peuvent être faites rapidement.