Quand et Comment ajouter un addendum au procès-verbal
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Les réunions se produisent régulièrement dans le monde des affaires, et les minutes sont les documents officiels utilisés pour enregistrer les actions et les décisions prises. Depuis minutes deviennent des documents officiels aux yeux de la société, les changements qui doivent être faits au procès-verbal exige un avenant. Lorsque vous créez un additif vous devez savoir quand et comment le présenter au comité de réunion et l`ajouter aux procès-verbaux officiels, de sorte que vous ne faites pas ces changements de votre propre gré.
Préparer des copies des procès-verbaux officiels de la dernière réunion, de sorte que tout le monde qui a assisté à la réunion peut les examiner.
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Passez les minutes à la prochaine réunion. Il est d`usage que le président de la réunion de commencer les choses en examinant le procès-verbal de la réunion précédente. Tous les participants doivent lire les procès-verbaux et les approuver avant de passer. Si quelqu`un a quelque chose à ajouter, de modifier ou de corriger, alors c`est le bon moment pour le dire.
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Notez les changements au procès-verbal. Vous pouvez écrire les modifications directement sur votre copie du procès-verbal, ou descendre les notes sur une feuille de papier.
Permettre aux membres de rencontrer tous d`accord sur les modifications proposées au procès-verbal, qui seront exposées dans l`additif. Si tout le monde est d`accord, alors vous pouvez aller de l`avant avec la création de l`additif au procès-verbal.
Créer l`additif après la séance est levée. Il est préférable de faire l`additif juste après la réunion, de sorte que l`information est encore fraîche dans votre esprit. Utilisez le modèle de minutes pour écrire dans l`information de supplément.
Circulez les minutes officielles avec l`additif attaché derrière eux aux membres du groupe de réunion. Vous voudrez peut-être de ne pas attendre la prochaine réunion pour ce faire, dans le cas où il est loin dans l`avenir. Au contraire, transmettre une copie électronique du procès-verbal et l`additif par courriel au groupe, et les membres que leur rétroaction ou d`approbation est la bienvenue. Si tout le monde dans le groupe approuve le procès-verbal avec supplément, cela devient votre nouveau document de travail.
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Apportez les minutes et avenant à votre prochaine réunion pour obtenir la signature de votre président. Les minutes ne deviennent officielles une fois que les signes de Président au large sur eux.