Comment procès-verbaux des réunions Motions

L`enregistrement des motions aux réunions est une partie essentielle du processus de gestion de toute organisation. La tâche peut être fastidieuse, mais cruciale. Il appartient au secrétaire de la réunion de reconnaître qu`il est important de ne pas enregistrer tout ce qui a été dit, que ce qui a été fait ou décidé lors de la réunion. Les motions sont particulièrement importantes parce qu`elles fournissent une base solide pour une action ultérieure, et même les gens qui ont assisté à la réunion peuvent avoir besoin de revenir et de consulter les procès-verbaux de se rappeler exactement ce qu`ils ont accepté de faire.

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Enregistrer les données de base relatives à la réunion, notamment la date et le nom des participants. Notez tous ceux qui était absent et la présence de toute personne ayant le pouvoir de vote par procuration représentant les membres absents du comité.

Enregistrez les procédures normalisées suivies par le comité, ce qui peut inclure des éléments tels que la confirmation du procès-verbal de la réunion précédente, un message d`ouverture (note qui a délivré le message, pas le contenu du message), et ainsi de suite. A noter également que ce fut une réunion régulière, ou si elle était une session extraordinaire convoquée dans un but inhabituel, comme une réunion budgétaire d`urgence.

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Mettez en surbrillance le début d`un mouvement en plaçant le mot "MOUVEMENT" en lettres majuscules ou le souligner, suivi du nom de la personne qui a proposé la motion (par exemple, "MOTION par le colonel Mustard").

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Enregistrez la requête exactement comme il a été dit. La requête peut être présentée en italique. S`il y a une discussion au sujet de la formulation précise de la proposition avant le vote, ne pas enregistrer le débat, présenter simplement la langue précise de la version finale du mouvement (par exemple, "MOTION par le colonel Mustard: Le comité décide de censurer formellement le professeur Plum pour avoir menacé M. Green avec le chandelier.")

Consigner les résultats du vote. Les comités peuvent choisir d`enregistrer la façon dont tout le monde du comité ont voté (oui, non, abstention), le nombre sans décisions individuelles (passé 5 à 3), ou tout simplement le résultat (transmis).