Comment un procès-verbal de réunion Construction
Contenu
Les choses dont vous aurez besoin
- Magnétophone
- Ordinateur portable
Désigner une personne de prendre exclusivement minutes. Si elles participent à la discussion, la qualité des minutes souffrira. Il est préférable de faire appel à un junior travailleur ou membre du personnel site pour prendre des notes que pour distraire quelqu`un du processus de prise de décision.
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Discutez quels types de dossiers les participants à la réunion veulent sortir de la réunion. Procès-verbal ne consignent pas normalement points d`une personne participant ou la réunion dans l`ordre chronologique, mais dans certains cas, cela est utile. Sur un chantier de construction, il peut être une bonne idée de noter les positions des représentants de l`équipage, architecte et développeur si elles diffèrent considérablement. Cela peut aider à clarifier les différends futurs.
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Prenez les minutes sur un ordinateur si possible, mais toujours garder un stylo et du papier à portée de main sauvegarde. minutes informatisés sont plus rapides à prendre et plus facile à modifier et envoyer. Si la réunion se passe sur place, un ordinateur portable assez dur pour résister à la poussière et de sable est un excellent investissement.
Fournir les minutes avec un gardien agenda de la réunion des points de discussion. Cela l`aidera à structurer les minutes de manière lisible.
Prendre les présences. minutes appropriées indiquent qui était à la réunion et leur position. Ceci fournit un guide indiquant qui contacter si quelqu`un a besoin d`éclaircissements sur toute question traitée.
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Enregistrer toutes les décisions prises lors de la réunion. Prenez particulièrement soin de noter les chiffres avec précision. Lors d`une réunion de la construction, il est probable que les dimensions d`un emploi donné seront abordés. Il est important que tout le monde sait que la réunion a décidé (par exemple) sur un trottoir large de cinq pieds, au lieu d`un large de sept pieds. Les coûts devraient également être notés avec précision, ainsi que qui soit chargé de la mise en œuvre des décisions prises.
Tapez les minutes et les amener à la prochaine réunion de ce groupe pour approbation. À ce moment-là, le groupe peut modifier les erreurs et accepter que les minutes représentent un compte rendu précis de la discussion, les décisions, et la participation à la réunion.
Déposer deux copies papier et électronique des procès-verbaux marqués avec la date, l`heure et l`objet de la réunion. Cela les rend faciles à récupérer.