Comment maintenir le personnel employé fichiers sans emploi et Violer le droit du travail
Dès qu`un employeur a son premier contact avec un employé éventuel, par le moment de la cessation d`emploi, il est important que les dossiers écrits relatifs à l`employé soient conservés dans un dossier personnel employé sous le nom de chaque employé. Ces dossiers d`emploi, si elle est maintenue correctement, peuvent potentiellement servir à protéger l`employeur de toute responsabilité future pour l`emploi et les violations du droit du travail, comme le licenciement abusif ou la discrimination en matière d`emploi.
Les choses dont vous aurez besoin
- classeurs de verrouillage ou une pièce sécurisée avec un accès limité
- Dossiers de fichiers
Comprendre pourquoi vous avez besoin de garder les dossiers personnels des employés. C`est le bilan de ce qui a eu lieu dans le lieu de travail de l`entreprise et de l`employé. Les registres tenus dans le dossier personnel peut servir à protéger l`employeur dans les procédures judiciaires futures et aider à dissiper les malentendus qui peuvent se produire sur les questions politiques, la rémunération et les questions relatives aux avantages sociaux, les droits de travail et les responsabilités, les mesures disciplinaires ou correctives, et les griefs.
Alors, ce qui devrait aller dans un dossier personnel de l`employé? Les documents et les dossiers suivants doivent être conservés par des professionnels des ressources humaines, ou les gestionnaires, sur chaque employé. Description de l`emploi Demande d`emploi Offre d`emploi formulaire IRS W-4 Accusé de réception manuel destiné aux employés (souvent une bonne idée de garder une copie du manuel lui-même, surtout quand il est soumis à changer de temps en temps. Ce que tout le monde sait ce moyen termes du manuel que l`employé a signé pour étaient.) Toutes les évaluations de performance données Avantages du personnel formulaires inscription Prix Les plaintes et les compliments reçus au sujet de l`employé Les mesures disciplinaires ou avertissements * des records de fréquentation Il est recommandé que chaque type d`enregistrement différent a son propre onglet.
Les dossiers médicaux et les formulaires d`immigration doivent être conservés dans des fichiers séparés. Puisque vous ne pouvez pas prendre des décisions d`emploi fondées sur le statut d`immigration d`une personne, en supposant qu`ils ont le droit de travailler dans les États-Unis, et le gouvernement fédéral a le droit d`examiner la I-9, il est sans doute préférable de le garder séparé. En outre, dans la mesure où les dossiers médicaux sont concernés, les Americans with Disabilities Act (ADA) contient des règles très strictes en ce qui concerne la vie privée et accès à l offre des dossiers médicaux, il est donc nécessaire de les conserver dans un fichier séparé et classeur avec limitée accès. Les limites ADA divulgation des informations contenues dans ces dossiers aux superviseurs, dans la mesure où l`employé a des limites nécessaires à leurs fonctions ou ont besoin d`Près premiers travailleurs humanitaires en cas de Santé- médicaux et des représentants du gouvernement et de l`assurance urgence dans des circonstances limitées.