Documents requis pour les dossiers du personnel
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En tant qu`employeur, vous devez être au courant des lois étatiques et fédérales qui précisent le type d`information qui devrait être maintenue dans les dossiers personnels. Une partie du personnel requis Les documents comprennent les coordonnées personnelles de l`employé, le statut de travail, l`information de la paie et information sur le rendement.
Information d`emploi
Renseignements sur l`emploi dans un dossier personnel est généralement sous la forme de la demande d`emploi ou une nouvelle paperasse de location. Le fichier peut également inclure une copie de la lettre d`offre d`emploi envoyée à l`employé et un reçu signé par l`employé reconnaissant qu`il a reçu une copie du manuel de l`employé de l`entreprise. Alors que le dossier personnel d`un employé doit inclure une date de naissance pour le calcul des prestations, il est illégal d`obtenir ces informations à utiliser pour déterminer si oui ou non d`embaucher la personne.
Statut de travail
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Statut de travail est la documentation juridique qui prouve l`employé est en mesure de travailler aux États-Unis. Comme preuve de l`état de travail, un dossier personnel de l`employé doit inclure une copie de la carte de sécurité sociale de l`employé. Si l`employé n`est pas un citoyen des États-Unis, un formulaire I-9 rempli (le citoyen non-US équivalent à un formulaire W-4), une copie du passeport de l`employé et une copie du visa de travail salarié » devrait être inclus dans le dossier personnel de l`employé.
Paie
Un autre composant principal d`un dossier personnel se rapporte à la paie. Un employeur doit maintenir une forme d`impôt W-4 fédéral mise à jour. En plus du formulaire W-4, un fichier personnel peut également contenir des feuilles de temps pour les périodes de paie où l`employé travaille. Si l`employé a de l`argent légalement de son salaire garni, l`ordonnance du tribunal ou une copie de la stipulation doit également être dans le dossier personnel.
Information sur le rendement
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Les évaluations du rendement sont une autre partie intégrante d`un dossier personnel de l`employé. Ceux-ci peuvent inclure des copies des objectifs et des évaluations du rendement professionnel écrites par le superviseur ou le gestionnaire de l`employé de l`employé. Le cas échéant, le dossier personnel contient également des réprimandes ou des avertissements que l`employé reçoit pendant son temps avec la compagnie.
Informations fiscales de l`État
Vidéo: Vidéo Tuto Envoyer un document POLE EMPLOI
Si l`état dans lequel vous exploitez votre entreprise a des impôts d`Etat, vous êtes tenu de maintenir un formulaire W-4 pour les retenues d`impôt. Semblable à la forme fiscale W-4 fédéral, la forme de l`État devrait être tenue à jour et conservée dans le dossier personnel de l`employé comme un dossier de sauvegarde pour les retenues adéquates chèque de paie de l`employé et dans le cas d`une vérification par l`IRS ou agence fiscale de l`État.