Quels sont les documents Est-ce qu`un dossier des ressources humaines Contenir?
Contenu
- Dossier de candidature
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- Emploi admissibilité des dossiers
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- Dossier d`emploi
- Dossier médical
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- Emploi résiliation dossier
Tous les employeurs doivent conserver les dossiers contenant des documents pertinents des employés. Vous pouvez conserver ces documents sous forme papier ou par voie électronique les conserver. Vous commencerez votre fichier dès que vous interviewez l`employé et à la fin après qu`elle quitte votre entreprise. Assurez-vous de respecter les lois de l`État en ce qui concerne l`entretien de ces fichiers. Il faut plusieurs dossiers pour chaque employé, parce que chaque élément d`information a un but différent et certaines informations hautement confidentielles.
dossier de candidature
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Maintenir l`information qui détaille la candidature de l`employé avec votre entreprise, mais gardez toute information qui ne concerne pas la procédure d`embauche réelle de ce dossier de candidature. Inclure vos besoins pour le travail, des copies de vos annonces « Help Wanted » et les références des employeurs précédents. Si vous avez récupéré la cote de crédit du candidat ou si le candidat soumis à des tests de médicaments dans le cadre de votre processus de recrutement, d`inclure des informations indiquant si le candidat ou non passé, mais ne gardez pas les rapports réels de ces tests dans le dossier.
Emploi Admissibilité des dossiers
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Au moment de l`embauche, vous collectez des formulaires I-9 de vos employés. L`employé doit signer ce formulaire et fournir les documents nécessaires prouvant qu`il est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. Vous devez vérifier la documentation et signer le formulaire. Gardez la forme et des copies de la documentation applicable dans le fichier. Placez rien d`autre dans ce dossier d`admissibilité à l`emploi, car il doit être facilement accessible si les autorités du ministère de la Sécurité intérieure, ministère du Travail ou ministère de la Justice doivent inspecter. Vous devez garder ces informations confidentielles.
Dossier d`emploi
Détail le temps que vos employés ont passé avec votre entreprise dans leurs dossiers d`emploi. Gardez des détails sur les mesures disciplinaires, y compris les avertissements et suspensions pour un comportement inapproprié. Maintenir tous les documents nécessaires, y compris les actions que vous avez prises pour corriger le comportement. Ce dossier est l`endroit où stocker les documents qui prouvent vos employés sont au courant des règles et règlements de votre entreprise, ainsi que des accords tels que les contrats de travail, des engagements en matière de confidentialité et de garanties de non-concurrence. Enregistrer des copies des certificats et des transcriptions de la formation de vos employés ont reçu. Tenir des registres des évaluations d`emploi, des récompenses et des bonus vous récompensés pour leurs bonnes performances.
dossier médical
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Maintenir des dossiers confidentiels - y compris les dossiers médicaux - sous clé, ce qui rend le personnel autorisé seulement assurer l`accès à l`information. Si vous avez des documents de l`état de santé ou d`invalidité d`un employé, assurez-vous de garder ces informations sûr et séparé des autres dossiers du personnel dans un dossier médical. Si l`employé a une urgence médicale, vous pouvez mettre ces informations à la disposition des travailleurs de la santé qui tentent de l`aider. Si la loi l`exige, les représentants du gouvernement peuvent voir le dossier, en tant que fournisseurs d`assurance peuvent, si elles nécessitent des examens médicaux.
Emploi Résiliation dossier
Vous devez garder les enregistrements dans un dossier de terminaison pour une durée déterminée selon les directives par les lois fédérales, même après que vos employés ne fonctionnent plus avec vous. Si vos employés intentent des procès contre vous, ou si vous pensez qu`on pourrait être déposée, conserver tous les documents pertinents alors que le procès est en cours. Après le laps de temps nécessaire écoulé, disposer des documents proprement ils ne sont pas utilisés à mauvais escient. Si vous avez des documents électroniques, assurez-vous que le personnel autorisé de supprimer les enregistrements.