Exigences de rétention État ou fédéraux de documents
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exigences de conservation des dossiers sont imposées par les gouvernements fédéral et de l`État sur les entreprises afin d`aider dans les enquêtes de l`application des lois et les litiges civils. Dossiers soumis à des exigences de conservation comprennent les dossiers fiscaux, la paie, la documentation de la conformité de l`immigration, les dossiers d`emploi et de documents sur les valeurs mobilières d`entreprise. Le non-respect de la documentation requise peut conduire à l`imposition de sanctions civiles ou pénales.
Dossiers fiscaux rétention
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L`Internal Revenue Service exige que les personnes et les employeurs à conserver des dossiers sur le revenu et les dépenses et recettes ainsi que tous les documents de dépôt d`impôt en cas de l`IRS a besoin de procéder à une vérification du contribuable. Pour une déclaration de revenus, le déposant doit conserver toutes les formes et les pièces justificatives pour une période de cinq ans à compter de la date de son dépôt, y compris les extensions. Si le contribuable a plus d`un déficit de 25 pour cent du revenu de référence, alors les enregistrements doivent être conservés pendant huit ans. Si le contribuable engagé dans une fraude criminelle en déclarant un revenu imposable, les dossiers doivent être conservés indéfiniment. Les employeurs devraient conserver les dossiers de l`impôt sur la masse salariale pendant au moins cinq ans.
Rétention Vérification de l`emploi Dossiers
La réforme de l`immigration et la réglementation oblige les employeurs à recueillir et à conserver des dossiers prouvant un employé est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. Les documents acceptables sont un passeport américain, carte verte, carte de sécurité sociale ou d`un certificat de naissance américain. Les employeurs doivent conserver des copies des documents requis pendant que l`employé travaille et pendant un an après qu`il termine l`emploi. Dans le cas d`un employé qui travaille moins de trois ans avec l`employeur, les dossiers doivent être conservés pendant trois ans à compter de la date d`embauche.
Emploi Conservation des dossiers
Règlement émis en vertu du titre VII de la Loi sur les droits civils de 1964 et les Americans with Disabilities Act oblige les employeurs à maintenir tous les documents créés ou maintenus en ce qui concerne toute décision d`emploi pour un an à compter de la date de l`action. Si une plainte de discrimination est présentée dans ce délai d`un an, l`employeur doit conserver les documents jusqu`à ce que le litige a cessé. Ce règlement est applicable aux personnes embauchées, les promotions, les licenciements, les licenciements, les transferts ou les demandes d`accommodement raisonnable.
Les titres de sociétés conservation des documents
Les sociétés cotées en bourse sont assujettis à la Loi Sarbanes-Oxley de 2002, qui fournit aux employés un droit de poursuivre un employeur de représailles si l`employé décrit une pratique comptable non conforme aux autorités fédérales ou oppose ces pratiques par l`employeur. Étant donné que plusieurs délais de prescription concernant en vertu du présent litige, les employeurs devraient conserver tous les documents relatifs à un employé pendant au moins sept ans après la cessation d`emploi.