Comptabilité et remboursement des dépenses des employés de la paie ou AP
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le remboursement des dépenses des employés est le processus par lequel les employés sont rémunérés pour l`argent dépensé en service à une entreprise. Les employés sont le plus souvent remboursés pour les frais de kilométrage et de déplacement, mais peuvent également être remboursés pour d`autres dépenses liées au travail. En fonction de la situation et l`institution, le remboursement peut être effectué soit par la masse salariale ou par le biais des comptes créditeurs.
AP Vs. Paie
Comptes créditeurs est un compte de passif qui comprend l`argent d`une entreprise ou institutions OWES pour les biens et services, y compris les sommes dues aux employés qui ont dépensé de l`argent personnel pour le compte de l`entreprise. Comptes créditeurs est également responsable de verser de l`argent d`une entreprise ou institution doit aux non-salariés. Le service de la paie émet des chèques de paie aux employés pour leur salaire normal de MAIN-un employé, les primes et les prestations sont versées par la masse salariale, qui est également responsable de la déduction du revenu des employés des impôts. Bien que certaines institutions remboursent les frais directement par le biais des comptes créditeurs et certains par le service de la paie, le processus est le même.
Frais remboursables
Les règles de remboursement varient selon l`institution, mais toutes les organisations ont des frais qui sont remboursables et d`autres qui ne sont pas. Frais de déplacement et d`hébergement associés à la participation à une conférence liée au travail ou d`un événement, ou les frais engagés dans la relocalisation d`un emploi, sont souvent remboursables. Les repas peuvent être remboursés dans certaines situations. Les organisations compensent souvent les employés de miles parcourus dans les véhicules personnels d`affaires de l`entreprise. Les dépenses qui ne peuvent pas être remboursés comprennent généralement des billets ou d`autres frais associés à du divertissement personnel ou argent dépensé pour les boissons alcoolisées. Une organisation ne peut rembourser un employé pour des articles ou d`argent perdus ou volés pendant des affaires de l`entreprise ou pour toute dépense qui n`a pas été explicitement autorisée.
Processus
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Alors que le processus exact pour recevoir le remboursement varie selon l`organisation, la plupart des entreprises suivent la même procédure générale. Les employés doivent obtenir l`autorisation officielle pour les dépenses avant de dépenser de l`argent et doivent conserver tous les reçus. Pour lancer le remboursement, un employé doit présenter un rapport de dépenses signé ou sous forme de frais aux rapports de dépenses des comptes doivent être accompagnés d`un reçu ou une autre preuve d`achat. Créditeurs émet ensuite un chèque directement à l`employé ou envoie ces informations sur la paie afin qu`un employé peut être remboursé dans son prochain chèque de paie.
Remboursement et impôts
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Le remboursement des frais est généralement pas considéré comme un revenu, il est donc généralement pas imposé. Même si le remboursement est assuré par la paie et inclus dans le salaire régulier d`un employé, il est répertorié séparément et ne sont pas imposables. Les exceptions à cette règle générale varient d`un État et par une organisation spécifique. Par exemple, certaines organisations remboursent certains coûts associés à la délocalisation qui sont imposés parce qu`ils sont considérés comme faisant partie de la rémunération de l`employé. Ceux-ci incluent des voyages dans le but de trouver une maison, les frais de subsistance ou les frais de clôture liés à l`achat d`une maison.