Méthodes de dépôt de document
Contenu
- Planification
- Vidéo: c`est pas sorcier - pétrole
- Vidéo: mr. nabil bounajma : immatriculation foncière au maroc
- Procédures de dépôt
- Méthodes alphabétique et numérique
- Géographique, sujet et chronologique
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- Vidéo: cours fsrm: revêtements pvd-cvd pour l`industrie mécanique et décorative
Bien que les ordinateurs ont rendu le travail de bureau plus efficace et peut stocker et gérer les enregistrements numériques, ils semblent avoir peu fait pour endiguer le flot de paperasse. Le bureau moyen souffre encore de l`inondation de la documentation dur, qui peut consister en des recettes, des bons de commande, lettres de clients, les propositions des fournisseurs, des contrats et des manuels techniques. Un système de classement pratique peut rendre ces documents faciles d`accès et magasin.
Planification
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Vidéo: Mr. Nabil Bounajma : Immatriculation foncière au Maroc
Planifiez votre système de classement en déterminant les types de dossiers, votre entreprise génère leur taille, à quelle fréquence ils sont utilisés et le type de travailleurs qui ont besoin d`accès. Par exemple, vos reçus de clients ne peuvent prendre un morceau de papier, mais il peut être nécessaire par votre service à la clientèle afin de déterminer si les retours de marchandises sont valides. Un catalogue peut fonctionner à plusieurs pages, mais peut être consultée chaque fois qu`un vendeur reçoit un appel, afin de déterminer la disponibilité d`un produit. Votre équipement de dépôt est également important de la planification, et peut consister en des éléments tels que des étiquettes, des dossiers, des dossiers suspendus et boîtes d`archives.
Procédures de dépôt
Le dépôt des dossiers est un processus en plusieurs étapes qui commence par l`inspection d`un document afin de déterminer si elle doit être déposée à un moment donné. Le document est étiqueté pour assurer qu`il est stocké dans l`emplacement correct. Le tri dispose de plusieurs documents dans un ordre déterminé pour le rendre plus facile à stocker. Enfin, le dépôt de lieux réels du document dans un dossier, qui est ensuite conservé dans un tiroir, selon le plan de classement. Les étiquettes de ces dossiers doivent faire face à l`utilisateur quand il ouvre un tiroir, pour le rendre plus facile de trouver un morceau de papier particulier.
Méthodes alphabétique et numérique
Les différentes façons d`organiser les fichiers ont des avantages et des inconvénients, donc vous pouvez vous retrouver avec une combinaison de méthodes. Alphabétique des groupes de dépôt des dossiers par les titres du document. Ces titres peuvent dépendre de noms commerciaux, ou les noms de famille des personnes, et sont utilisés dans l`ordre ascendant de A à Z. Cette méthode est facilement extensible, mais souffre d`une répartition inégale de l`utilisation de la lettre. En outre, deux enregistrements différents peuvent avoir la même désignation. systèmes de classement numérique assurer que chaque enregistrement est unique en utilisant une séquence prédéfinie de chiffres pour identifier chaque document. Cela rend l`accès plus rapide qu`avec les systèmes alphabétiques, mais nécessite un système d`indexation parce que les gens ne reconnaissent pas les numéros aussi facilement qu`ils le font noms.
Géographique, sujet et chronologique
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systèmes géographiques stocker des enregistrements selon l`emplacement, et faire la compilation des statistiques par emplacement plus facile. Parce que les règles et les règlements diffèrent souvent par secteur, ce système permet de décider instantanément filers quelles lois appliquer à ce que les dossiers. dépôt des dossiers par sujet conserve une fonction descriptive et peut mettre des documents de différents types dans le même dossier. Cependant, il exige que le planificateur connaît l`entreprise à fond, elle peut créer des dossiers pour tous les sujets qui s`y rattachent. dépôt chronologique conserve des dossiers par date, ce qui facilite l`accès des documents sur une base cyclique, comme l`octroi de licences voitures à la même date chaque année. Mais il est temps de récupérer ces documents, parce que les gens ne sont généralement pas mémoriser ou rappeler des informations par ordre chronologique. Ainsi, l`indexation est nécessaire.