Procédures de dépôt de bureau Bureau

La boîte d`envoi contient des documents sortants avant qu`ils ne soient distribués. documents sortants comprennent le courrier sortant, les télécopies ou des documents à numériser et envoyer par courrier électronique à des entités extérieures à l`organisation. La boîte de réception contient des documents entrants avant qu`ils ne soient déposés ou distribués en interne. Ces documents comprennent des documents qui détaillent memos- un nouveau projet, initiative ou client- et des documents qui viennent dans le courrier. Certaines boîtes de réception ont deux sections. Une section contient des documents qui ont des fichiers existants et une autre section contient des documents qui ont besoin d`un nouveau fichier.

Les fichiers sont des dossiers qui contiennent des informations qui appartient ensemble en fonction du nom, date, sujet, lieu, projet ou d`autres données. Plusieurs fichiers sont regroupés par catégories. Souvent, ces catégories sont attribuées une couleur et des dossiers ou des autocollants à code couleur sont utilisés pour faciliter à ces catégories. Les systèmes de classement établissent le placement logique des fichiers individuels dans une catégorie. Par exemple, le bureau d`un médecin peut avoir des catégories à code couleur qui correspondent à chaque lettre de l`alphabet pour les noms du dernier patient. D`autres systèmes de classement des fichiers par thème organiser, catégories numériques, géographiques et chronologiques et positions.

Vidéo: Bureau of Fire Protection Fire Prevention Month AVP2014

Le courrier entrant est stocké dans des fichiers qui se rapportent à l`information sur les documents. Les sociétés ont mis des copies des réponses au courrier entrant dans le même fichier que les documents entrants d`origine. Certaines entreprises timbre photocopies des réponses complètes pour les distinguer des réponses qui ne sont pas encore livrés. De même, des photocopies des documents sortants sont stockés dans des fichiers qui se rapportent à l`information sur les documents, et stockés dans le même fichier que toute réponse que la société reçoit à ces documents.

Vidéo: Des détenus de la prison de Vivonne (86), non évacués pendant l`incendie, portent plainte

La boîte de réception contient des documents qui sont distribués au sein d`une organisation, y compris la poste pour les employés individuels, des notes de service et d`autres documents physiques employés reçoivent. documents internes de la boîte de réception sont distribués aux employés en plaçant les documents dans des boîtes de dépôt des employés, et parfois par la numérisation ou de télécopie du document aux employés distants.

Vidéo: Aide à la constitution de dossier de naturalisation

S`il n`y a pas de fichier existant qui correspond logiquement à un nouveau document puis un nouveau fichier est créé pour stocker. De même, est créé une nouvelle catégorie pour un nouveau document s`il n`y a pas de catégorie existante qui correspond au document. clés de fichier fournissent un index pour un système de classement. clés du fichier de liste et codifient toutes les catégories dans un système de classement, et indiquer comment les informations sont organisées dans chaque catégorie. Chaque fois qu`une nouvelle catégorie est créée, la clé de fichier est mis à jour et distribué au reste du personnel ou affiché à un point de référence central.