Politique de dépôt et procédures

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Quelle que soit la façon dont une politique détaillée de dépôt de bureau peut être, quelqu`un doit être responsable de la mise en œuvre de la politique sur une base quotidienne pour qu`il soit efficace. Déléguant l`autorité de dépôt peut varier en fonction du volume d`informations à déposer, la complexité du système de dépôt et à quelle fréquence les informations sont récupérées et doit être déposé à nouveau.

Avec une bonne politique de dépôt, le dépôt ne doit être faite par la personne responsable. Si quelqu`un d`autre supprime un document, il devrait y avoir une règle que le document est placé dans un « dans » panier à déposer par la partie responsable. S`il y a plusieurs personnes responsables pour le dépôt, vous devez créer un système sur chaque dossier dans lequel la dernière personne qui a déposé quelque chose doit signer leurs initiales. Afin de maintenir un bon système de classement, les responsables doivent être tenus responsables.

Selon PowerHomeBiz.com, l`une des façons de garder vos fichiers organisés est en couleur les coder. Vous pouvez colorer les fichiers de code à l`aide d`autocollants onglet de couleur, ou vous pouvez acheter des dossiers de fichiers de différentes couleurs à utiliser dans vos armoires.

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Lorsque vous vous séparez par la couleur, il peut être plus efficace d`utiliser le système de codage des couleurs pour les rubriques plus complètes et puis un autre système pour les sous-rubriques. Par exemple, tous les documents financiers peuvent être mis dans des fichiers verts, mais les documents relatifs aux renseignements fiscaux auraient leur propre système en place. Expérimentez avec votre système de codage de codage couleur couleur. dossiers verts peuvent être utilisés pour les documents financiers, mais autocollants rouges onglet peuvent être mis sur les informations fiscales.

Vos fichiers les plus utilisés seront ceux qui devraient être considérés comme actifs, et ceux qui ne seront pas désignés sur une base régulière peuvent être archivées. Un système de fichiers actif est dynamique et laisse la place pour l`expansion et l`ajout. Une fois qu`un document a été jugé au-delà de sa phase active, il est déplacé vers l`archivage. Gardez vos dossiers actifs disponibles pour ceux qui en ont besoin, et de garder sur l`organisation de vos dossiers actifs tous les jours.