Comment faire bureau de dépôt
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Une entreprise peut traiter chaque année avec des centaines ou des milliers de fichiers. Organisation élimine cette harcelée, vous obtenez le sentiment soumis à une contrainte tout en cherchant quelque chose d`important. Le système de classement droit peut aider votre entreprise plus facilement et efficacement.
Les choses dont vous aurez besoin
- Des dossiers
- fichiers suspendus
- Onglets Label
Analyser vos fichiers. Est-il préférable de les trier par nom client, par projet ou par ordre chronologique? Choisissez les caractéristiques que vous utiliserez lors de la recherche d`un fichier.
Étiquetez vos fichiers clairement. Séparez les fichiers plus petits dans des catégories dans le dossier suspendu. Par exemple, « Juillet 2008 » peut avoir son propre dossier suspendu étiqueté, et vous pouvez insérer tous les contrats ou les dossiers de ce mois dans le dossier suspendu.
fichiers séparés dans différents classeurs. Avoir une armoire pour ranger les dossiers administratifs, tels que les fournitures, des informations sur la commande de la paie et resumes- un autre cabinet pour les dossiers des clients des contrats et le paiement et Information- du projet et tout autre type vos besoins d`affaires. Etiqueter les armoires clairement.
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Testez votre système de classement avant de le présenter à vos collègues. Assurez-vous que vous pouvez trouver tout facilement et que la façon dont vous avez organisé les choses est logique. Si vous avez tout organisé par ordre chronologique, mais le test montre par ordre alphabétique plus de sens, changer votre système.
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Convoquer une réunion courte et expliquer le système de classement. Assurez-vous que tout le monde comprend comment fonctionne le système et l`importance de suivre le système.
Décider qui fera le dépôt. Vous pouvez déléguer le dépôt à une personne, ou de laisser chaque travailleur faire son propre dépôt. Les employés peuvent avoir une armoire de classement dans leurs bureaux, mais vous avez encore besoin d`un système de dépôt central, idéalement avec une personne responsable.
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Déposer des documents importants par jour. dépôt de routine vous aide à rester organisé et conserve le dépôt de devenir un peu plus compliqué que cela doit être. Utilisez des plateaux de classement dans chaque bureau, et assurez-vous que les plateaux sont vidés à la fin de chaque journée de travail.
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Évaluer le système de classement tous les six à 12 mois. Purger matériel obsolète de votre système.