Accounting Office dépôt Procédures
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Si vous avez déjà été à un bureau comptable, vous remarquerez qu`il contient de nombreux classeurs, et qui est par la conception - tâches comptables exigent beaucoup de paperasse et une grande organisation. Non seulement les comptables ont besoin pour protéger les documents, ils doivent aussi trouver les documents rapidement. Bon dépôt est un must. Comptabilité procédures de dépôt de bureau doit être simple et direct pour être efficace.
Classeurs
La plupart des fichiers comptables et classeurs doivent être conservés dans un endroit central qui se trouve dans un endroit sûr et privé. Chaque type de transaction devrait avoir son propre cabinet de dépôt ou au moins un tiroir ou une étagère spécifiée. Par exemple, les revenus ne doivent pas être mélangés avec des frais ou d`autres documents. Seul le personnel autorisé devrait être autorisé à examiner le contenu et supprimer les fichiers de la zone comptable. Si classeurs sont situés dans une zone qui ne peut être verrouillé, comme à l`intérieur d`un bureau de comptabilité, puis les armoires doivent être enfermés à tout moment.
Comptes à payer
Vidéo: Terry Tate Office Linebacker
Dépôt des comptes à payer est séparé de tous les autres fichiers et est organisé par année et par ordre alphabétique par nom du vendeur. Chaque tiroir doit être clairement marqué à l`extérieur pour le rendre plus facile de trouver des fichiers spécifiques. En fonction de l`espace disponible, les comptables tiennent des registres de dépenses courantes à proximité, alors que les fichiers pour les années antérieures peuvent être archivés dans le stockage. Notez que les fichiers pour les immobilisations sont séparés et conservés à proximité du bureau à long terme - ne pas mettre dans le stockage.
Comptes débiteurs
Le dépôt des comptes à recevoir des transactions est basée sur les dates de dépôt pour faciliter les rapprochements bancaires à la fin d`un mois. Par exemple, supposons que vous voyez 200 $ en dépôt dans le compte bancaire à une certaine date, mais vous avez seulement reconnu 180 $ dans les registres comptables - vous aurez besoin d`un accès par date pour identifier la raison de l`écart. Le dépôt des créances peut être fait dans des classeurs mensuels ou hebdomadaires, selon le volume des transactions.
Paie
Vidéo: MOS36B Financial Management Technician (36B)
En raison de problèmes de confidentialité, les documents de paie sont totalement séparées conservés le reste des documents comptables, habituellement dans le bureau de la masse salariale professionnelle. Les rapports et les dossiers sont verrouillées et loin de la vue du public en tout temps, accessibles seulement quelques employés autorisés. rapports de paie sont déposés par jour de paie ainsi que les feuilles de temps pour la période. Notez que les anciens registres de paie doivent être archivés séparément avec beaucoup plus de sécurité que d`autres dossiers.