Idées de dépôt pour les Bureaux juridiques
Contenu
les employés de bureau juridiques font face à divers défis organisationnels de fichiers, comme des documents juridiques doivent généralement être conservés pendant une durée déterminée en vertu des lois locales et de l`État. Le défaut de conserver les dossiers peut entraîner des amendes et des pénalités et ralentir le flux de travail, donc un bureau juridique doit être organisée pour garder la paperasse de devenir un gâchis.
Condenser, séparé et purge
Vidéo: Comment OUVRIR 1 compte à l`ÉTRANGER ? (+ INVESTISSEMENT MULTI-DEVISES) Pierre OLLIER
fichiers actuels, tels que les documents pour une affaire en cours, devrait être plus facile d`accès que les fichiers anciens ou inutilisés. Mettre en place un classeur ou une étagère près de la principale zone de travail dans le bureau des dossiers en cours et déplacer les documents plus à un espace de bureau utilisé, comme une zone de dépôt ou une pièce vide. Box et étiqueter les anciens fichiers au lieu d`utiliser un classeur ou une étagère pour économiser l`espace. boîtes de dépôt sont disponibles à l`achat, mais vides en vrac boîtes de papier vierges fonctionnent également. Décomposer gros fichiers dans des dossiers de fichiers plus petits, mais la bande en caoutchouc ou lier les fichiers plus petits ensemble. Passez en revue les anciens fichiers pour voir ce que les documents ne doivent être conservés. Shred et détruire les fichiers qui ne doivent être conservés, mais créer une liste de référence. Double-lois locales et contrôle paperasse dates pour éviter tout déchiquetage qui doit encore être conservé.
Création d`un système unique
Vidéo: #TiVimmo - Avis d`Expert - Baux des logements meublés et des logements vides
Mettre en place un système de classement qui fonctionne avec le type de fichiers en cours d`organisation. dépôt alphabétique ou numérique est traditionnelle, mais devrait être modifié pour tenir le travail accompli. Par exemple, un bureau d`avocat fiscaliste devrait déposer par le nom et l`année d`imposition pour un accès plus rapide, tandis qu`un bureau du procureur de divorce bénéficierait de fichiers de références croisées par les noms des deux conjoints.
Code de couleurs
Les fichiers de code couleur et des documents par type. Utilisez les onglets de papier de couleur et des dossiers. Un bureau juridique qui gère différents cas types, tels que des blessures et la faute professionnelle médicale, peut coder par type de cas, comme l`utilisation d`une couleur pour les cas d`auto et un autre pour des raisons médicales. Le codage couleur par type de cas permet de trouver un fichier égaré plus facile si différents types de cas sont stockés sur différentes étagères ou dans des armoires séparées.
Go électronique
Le dépôt électronique, lorsque les fichiers sont numérisés et stockés numériquement, économise de l`espace de bureau et est plus facile à gérer que le dépôt de papier. documents juridiques doivent être conservés pendant le nombre d`années énoncées dans les lois locales, si l`espace et l`organisation des fichiers papier devient un problème au fil du temps, surtout si l`entreprise se développe. Une option de dépôt électronique permet la création d`un système de recherche que les employés puissent trouver des documents avec le clic d`un bouton. Les fichiers originaux peuvent être stockés hors site et sur la façon de se conformer à la réglementation locale.