Catégories d`enregistrements dans la gestion des dossiers
Contenu
La gestion des documents dans une entreprise comprend la classification, le stockage, la sécurisation et la préservation ou à la disposition des dossiers. Les photographies, les courriels et les fichiers sont considérés comme des documents. Les documents sont classés en fonction de leur fonction commerciale. Par exemple, un fichier peut être classé « actif » et se trouver dans la série de rapports d`étape. La série elle-même peut être classé comme historique ou fiscal.
Légal
La gestion des dossiers joue un rôle essentiel pour les organisations qui produisent de nombreux documents juridiques. Il est important de l`existence d`une société qu`une bibliothèque de dossiers juridiques être conservés. Le processus juridique peut être plus complexe si la gestion des dossiers est ignoré. La documentation juridique doit être facilement accessible si la société est impliquée dans une affaire ou si une crise juridique se produit.
Administratif
Du point de vue administratif, un programme de gestion des dossiers doit identifier, préserver et disposer des documents d`une manière logique et juridique. Dans les systèmes scolaires, le maintien et les dossiers de demande peuvent comprendre des renseignements fournis par des instructeurs. Ce type d`information comprend des documents dactylographiés ou traitement de texte. Sont également inclus les lettres qui ont été envoyées aux étudiants et aux parents.
Recherche
L`étude de marché d`une entreprise, les plans stratégiques et des plans d`affaires sont des documents sensibles au facteur temps. Comment sont-ils utilisés dépend des projets ou des objectifs en cours de l`organisation. Si une société cherche à pénétrer un nouveau marché, il peut compter sur la recherche primaire ou secondaire. Soit sous forme de matériel de référence peut jouer un rôle important dans les efforts d`expansion d`une entreprise.