Problèmes courants rencontrés par la gestion des dossiers

dossiers perdus peuvent varier d`un inconvénient mineur pour les entreprises à un énorme tracas qui prend des mois, voire des années, à résoudre. Par exemple, si les clients demandent des documents de la société sur une base régulière et vous n`êtes pas en mesure de leur fournir en temps opportun (ou pas du tout), vous risquez la perte de leur activité à l`avenir. Si les dossiers importants sont nécessaires pour une question juridique, comme la défense de la société contre une action en justice, ne fournissant pas les documents appropriés peuvent coûter d`énormes sommes d`argent, ou même signifier la dissolution de l`entreprise entièrement. Une façon d`éviter de perdre des dossiers est d`avoir une organisation détaillée et le processus de stockage.

organisation de fichier approprié est l`une des pierres angulaires de la bonne gestion des dossiers. En règle générale, les entreprises organisent des fichiers par ordre chronologique par année et par ordre alphabétique par nom du client. En plus des copies papier des dossiers de votre entreprise, le stockage électronique est une option viable qui permet d`économiser l`espace et le temps que votre entreprise peut mettre à d`autres utilisations. Cependant, même si vous choisissez de sauver la majorité des fichiers précieux sur les ordinateurs de votre entreprise, des copies papier ont leur place dans le stockage et l`organisation enregistrement. Les documents originaux, tels que ceux qui ont des signatures notariées, ont souvent besoin d`être conservés pendant un certain nombre d`années ou, parfois, indéfiniment.

En fonction du type d`entreprise pour lequel vous tenir des registres, ainsi que combien de temps la compagnie a fonctionné, vous pouvez vous retrouver à court d`espace pour tous les classeurs valeur de formulaires que vous devez garder. Une solution possible à ce problème est de ne pas tenir des registres étrangers. Considérez combien de temps votre entreprise a vraiment besoin d`avoir ces formes sur la main. Aux fins de l`impôt fédéral, la majorité des documents peut être mis au rebut après une période de temps déterminée, selon les directives du Internal Revenue Service (IRS), en fonction du type de déclaration déposée (voir la section Ressources). Différentes entreprises, comme les cabinets d`avocats et médicaux, sont tenus de conserver les informations client pour un nombre déterminé d`années, en fonction de l`état dans lequel ils opèrent. Une autre solution consiste à stocker les enregistrements dans une installation séparée, comme une unité de stockage de location. De cette façon, ils ne prennent pas un espace précieux dans les locaux de votre entreprise que vous pouvez utiliser pour exécuter l`organisation. Gardez à l`esprit, cependant, que ces unités peuvent être coûteux en fonction du nombre d`enregistrements dont vous avez besoin pour stocker.