Conseils loi sur l`organisation Bureau
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L`organisation d`un cabinet d`avocats est un excellent moyen pour les parajuristes, les secrétaires juridiques et assistants juridiques pour soutenir les avocats. Dans les petits cabinets d`avocats, les avocats peuvent même avoir à s`organiser. La plupart des cabinets d`avocats ont un système de dépôt centralisé et dossiers sont extraits aux avocats uniquement en cas de besoin pour le travail de cas. Parce que les avocats passent leur temps à rencontrer des clients, assister à des procédures judiciaires, des dépositions et effectuer d`autres travaux de cas, ils dépendent de l`organisation du bureau pour trouver les documents en cas de besoin.
Cas potentiels
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Chaque avocat dans le cabinet d`avocats a besoin d`un système d`information de suivi concernant les cas éventuels. Jim Wirken, avocat de procès civil et président du conseil d`administration du groupe de droit Wirken à Kansas City, recommande d`utiliser un formulaire intitulé Rapport prospective nouvelle matière. Ce formulaire standard aide d`un avocat de suivre les informations d`un client potentiel, garder des notes au sujet des conversations au sujet de la matière et le temps passé dossier de consultation sur la question. Si un dossier est ouvert plus tard, une personne ou un soutien avocat peut utiliser ce formulaire pour créer un fichier de papier et un nouveau fichier dans un système de base de données de gestion des cas.
Organisation du fichier
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L`organisation des fichiers est la clé de l`organisation d`un cabinet d`avocats. Ce processus est important pour l`organisation de dossiers et l`organisation des documents comptables. L`organisation des fichiers permet également une perception de trottoir bureau du droit des clients de faute professionnelle et faciliter la rétention des clients. Pour les fichiers papier, un cabinet d`avocats devrait élaborer un système d`organisation de chaque dossier. Par exemple, dans chaque section d`un fichier, le même type de documents doit être placé à chaque fois. Dans chaque section, les documents pourraient avoir besoin des onglets de couleur (avec des chiffres ou des dates) pour indiquer où chaque document commence et se termine. Les articles doivent être classés par ordre chronologique, que ce soit avec le document le plus récent au-dessus ou à l`arrière de chaque section.
Un cabinet d`avocats peut élaborer un guide de dossier et de fournir à tous les employés. Les nouveaux employés de dépôt peuvent avoir besoin de formation pour comprendre le guide de fichier. Les avocats et le personnel de soutien juridique devraient compter sur le personnel de dépôt professionnel pour la plupart des tâches de classement.
Stockage des données électroniques
Une organisation peut également utiliser un système de base de données de gestion des cas pour le suivi des cas et l`information comptable. Certains systèmes de gestion de base de données incluent la possibilité de joindre des télécopies, des documents électroniques et les documents numérisés aux dossiers dans la base de données électronique. Certains systèmes de bases de données sont particulièrement utiles pour des tâches non courantes, telles que la vérification si un avocat a un conflit d`intérêts pour représenter un client (ce qui pourrait conduire à une violation de l`éthique).
Les employés et les avocats devraient recevoir une formation sur la façon d`utiliser ce système de gestion de base de données pour stocker électroniquement des informations. Un cabinet d`avocats peut souhaiter limiter les profils d`utilisateurs qui peuvent insérer ou supprimer des enregistrements pour éviter de perdre d`importantes informations client.