Comment concevoir un bureau électronique droit
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Comme les cabinets d`avocats d`aujourd`hui comptent de plus en plus sur la technologie juridique et des programmes logiciels pour l`organisation de l`information et des documents, des cabinets d`avocats ont exploré la transition vers des systèmes sans papier. cabinets d`avocats électroniques, également connu comme les cabinets d`avocats numériques, permettent aux avocats de stocker et de documents d`examen avec une meilleure efficacité. Les avocats et les clients apprécient aussi bien les avantages d`un cabinet d`avocats électronique. Avocat à la Cour qui utilisent déjà la technologie informatique pour la gestion de la pratique du droit peut concevoir un bureau de droit électronique.
Les choses dont vous aurez besoin
- Ordinateur
- serveur de fichiers réseau
- scanner d`imagerie de document
Choisissez un format de document d`imagerie à utiliser lors de la numérisation des documents papier et les convertir en fichiers numériques. Pensez à la taille du fichier et la compatibilité avec d`autres programmes donnés informatiques d`avocats de ces considérations, de nombreux cabinets d`avocats créer des fichiers Portable Document Format (PDF). Sélectionnez un scanner d`imagerie de documents, identifier le nombre de scanners nécessaires à la taille de votre pratique et choisir des emplacements dans votre cabinet d`avocats où vous pouvez connecter les scanners à votre réseau, tout en permettant au personnel d`y accéder facilement.
Mettre au point un système de dépôt électronique pour garder la trace des documents numérisés et stockés numériquement. Décidez comment vous nommerez les fichiers associés, trier les fichiers numériques dans des dossiers et organiser manuellement ces dossiers pour les garder clairement identifiables et accessibles. Mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents pour automatiser votre système si votre pratique va gérer trop de documents pour permettre des méthodes de dépôt électronique manuel.
Mettre en œuvre des pare-feu et des mesures de sécurité sur votre réseau de bureau et des ordinateurs pour lutter contre les virus informatiques, les logiciels espions, les chevaux de Troie et les vers qui pourraient causer des dommages graves à vos ordinateurs et d`effacer les informations client stockées électroniquement et les documents cas. Examen disponible anti-virus et anti-logiciels espions et sélectionner les options appropriées pour la taille de votre réseau informatique et la configuration système requise.
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Identifier les mesures de sauvegarde du serveur de fichiers de réseau pour protéger votre cabinet d`avocats de la perte de documents si une catastrophe naturelle ou une panne d`ordinateur devaient se produire. Considérez que la sauvegarde sur des disques durs externes est suffisante pour protéger vos fichiers ou si vous avez besoin également le stockage hors site.
Ecrire une procédure de bureau manuel qui explique la conception de votre cabinet électronique et comprend vos politiques sur la numérisation de documents, le dépôt et la conservation. Inclure une politique de bureau à l`échelle en ce qui concerne un usage personnel du réseau informatique de bureau, par exemple pour le téléchargement de pièces jointes. formations Planifiez votre personnel de bureau et d`autres avocats afin qu`ils sachent comment se conformer au manuel.