Papier à base par rapport assistée par ordinateur
Contenu
Lorsque les entreprises d`abord commencé à utiliser des ordinateurs en grand nombre, pontes annoncé la venue de la « société sans papier. » La révolution informatique a encore un chemin à parcourir pour tenir cette promesse particulière. Néanmoins, les processus traditionnellement sur papier - à la fois professionnels et personnels - continuent de migrer vers des formes plus informatisés, et pour de très bonnes raisons.
documents
L`ordinateur a apporté une grande facilité et de souplesse pour la création et l`édition de documents. Contrairement à une machine à écrire, les programmes de traitement de texte informatisé offrent un choix presque illimité de styles, et formats pour caractères documents. Les fautes de frappe peuvent être facilement corrigées à l`écran sans avoir besoin de fluide de correction ou d`une bande de correction. des blocs entiers de texte peuvent être facilement copiés d`un document à l`autre sans avoir besoin de tout retaper. Photos et autres graphiques peuvent être inclus dans le document avec très peu d`effort.
Partage
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Partage de documents avec un système informatisé est simple. Il n`y a pas besoin de faire des copies physiques du document et envoyer par la poste ou par télécopieur aux destinataires. Un document sur le fichier dans un système informatisé peut être partagé avec quelqu`un d`autre qui a accès à ce système simplement en leur faisant afficher le document sur leur propre écran d`ordinateur. Les documents peuvent être partagés en dehors de la société en attachant simplement le document à un e-mail envoyé au destinataire.
Dépôt
Le but du dépôt est non seulement de stocker des documents, mais aussi de rendre les facilement accessibles. L`ordinateur excelle dans ce d`une manière que le cabinet simple dépôt n`a jamais pu. Les documents déposés dans un système informatisé sont automatiquement indexés par le système de contrôle de fichiers de l`ordinateur. Ces index sont automatiquement mis à jour et maintenus par le système, peu importe à quelle fréquence le document peut être déplacé ou modifié. Les documents peuvent même être situés en ayant la recherche d`ordinateur un grand nombre de documents pour des mots ou des expressions spécifiques. De plus, des systèmes de classement informatisés peuvent stocker un grand nombre de documents dans une minuscule fraction de l`espace requis par des classeurs physiques.
fonctionnalité
Loin d`être simplement une représentation électronique d`un document papier statique, un document électronique peut devenir une entité véritablement interactive. Une version électronique d`un remplissage sous forme, par exemple, peut permettre l`entrée des données directement dans le document avec le contrôle et la vérification des erreurs en temps réel. Les calculs et les fonctionnalités peuvent être directement intégrés dans le document. Par exemple, un client existant peut figurer sur un document électronique en ayant le document, utilisez le fichier de base de données clients de l`ordinateur pour permettre à l`utilisateur de sélectionner simplement le nom du client à partir d`une liste de tous les clients dans le fichier. La logique intégrée dans le document sera ensuite transférer automatiquement les informations du client dans le document, y compris les adresses, les numéros de comptabilité client ou toute autre données souhaitées.
sécurité
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La sécurité physique des dossiers d`une entreprise est d`une importance capitale. Les fichiers doivent être protégés contre les dommages physiques ou la destruction. L`accès aux fichiers par un personnel non autorisé doit également être évité. Un système de classement informatisé simplifie ces tâches. Des copies de fichiers informatisés peuvent être facilement créés et stockés dans divers endroits, à la fois dans plusieurs plates-formes informatiques au sein du réseau ou sur un support amovible de données pour le stockage physique hors site. Les fichiers dans le système informatique peuvent également être cryptées pour les rendre illisibles par les sans autorisation autorisés à afficher les fichiers.