Comment écrire et distribuer rendu d`une réunion
Contenu
Que ce soit pour une association de condominium ou une société multinationale, comptes rendus de réunions constituent la base juridique pour toutes les mesures prises par le groupe. Crédits, politiques, achats - toute activité de la société, sans but lucratif ou à but lucratif - doivent être enregistrés en quelques minutes. Certaines organisations sont plus informelles que d`autres - vous auriez probablement pas entendre un voisin de passer à déposer une motion sur la table dans un comité de l`église - mais tous doivent fonctionner selon les décisions prises par leurs organes directeurs. Procès-verbal fournit la preuve de ces actions et de définir leur intention.
Soyez prêt
Planifier à l`avance. Monter l`ordre du jour et la liste des membres ou participants à la réunion à la main avant la réunion. Si votre groupe ne fonctionne pas habituellement avec un ordre du jour, l`encourager à commencer à le faire pour maintenir le cap. Découvrez combien de membres sont nécessaires pour la conduite des affaires, de sorte que vous pouvez noter la présence d`un quorum dans les minutes si nécessaire.
Faire un modèle à utiliser pour vos notes. Inclure des espaces pour la date, l`heure et le lieu, et une liste des membres de cocher les participants et les absences. Si la réunion implique la participation du public, notamment des lignes pour les noms et les questions chaque adresse. Plusieurs sites tels que Meetingtemplates.com offrent des modèles gratuits pour une variété de types de réunion.
Remplissez la date, l`heure, le lieu, les participants et les informations de quorum lors de la réunion. Remarque qui a appelé la séance et le temps. Si possible, demandez aux membres du public présents pour enregistrer leurs noms afin que vous n`aurez pas à demander comment les sorts. Dans les grands groupes d`appartenance, faire circuler une feuille d`inscription pour vérifier votre liste de présence.
exécuter avec précision
Vidéo: The compassionate wish that lead to happiness | Nirina Nirina et Rodolphe | TEDxRéunion
Notez chaque numéro, et toute mesure prise sur chacun. Toujours inclure le nom du membre qui a proposé la motion. La première motion est généralement d`accepter le procès-verbal d`une réunion précédente, suivie par les rapports du comité. Inclure des recommandations et des mesures prises en réponse. Préserver les rapports du comité écrit à inclure dans les dernières minutes. Ne tentez pas de résumer les discussions.
Notez les noms de ceux qui introduisent, déplacer ou autrement préconiser l`action ainsi qu`un redressement précis de chaque mouvement. De nombreuses organisations enregistrent également la personne qui seconde le mouvement. Ne pas hésiter à demander des éclaircissements ou retraitement - ce document officiel lie le groupe à l`action spécifique.
Vidéo: Comment ces 4 blogueurs sont devenus libres et indépendants grâce à leur blog en partant de zéro
votes record selon le système de votre organisation. Vous aurez besoin d`au moins un décompte des voix. Certains groupes ajoutent également les noms et enregistrer la façon dont chaque individu a voté.
Notez l`heure et la méthode d`ajournement. Inscrivez votre nom en tant que secrétaire-minute gardien.
SUIVREZ
Ecrire minutes immédiatement, alors que la réunion est fraîche dans votre esprit. Faites-leur au chef pour approbation dans un jour ou deux, ainsi qu`une liste des rapports ou des expositions.
Envoyez minutes aux membres et aux participants qui les ont demandés par courriel, par courrier de première classe, une application commune telle que Microsoft OneNote ou d`un programme de cloud tels que Google Drive.
Préparer une copie officielle et joindre les rapports et les pièces originales du dossier permanent.