Liste de contrôle pour des réunions efficaces

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La plupart des planificateurs de réunions avec succès réutilise toutes les activités de réunion et articles avant d`envoyer des invitations. Les activités de pré-réunion comprennent le choix d`un jour et une heure pour la réunion, réservation lieu de la réunion (comme une salle de conférence, salle de spectacle ou salle de restaurant privé), et de décider qui doit être à la réunion. De nombreuses réunions se hors piste simplement de ne pas avoir les décideurs essentiels à la table ou en ayant trop de participants opiniâtres qui jettent tout le monde hors du sujet principal. D`autres éléments essentiels pour la liste de contrôle préalables à la réunion l`ordre du jour de la réunion, avec des périodes de temps pour chaque section ou sujet de l`ASSEMBLÉE tous les outils de présentation, y compris les connexions portables, lignes téléphoniques d`appels de conférence et handouts- et le déjeuner ou des rafraîchissements. La plupart des planificateurs de réunion désignent également un preneur de notes de réunion à ce moment.

Début de la réunion, la plupart des dirigeants de réunions efficaces utilisent une liste de contrôle pour assurer qu`aucun des éléments d`ordre du jour sont manqués ou oubliés. Liste de contrôle des éléments comprennent prendre un appel de participants à la réunion, l`examen des notes de la dernière réunion et de définir clairement l`ordre du jour de la réunion. La plupart des ordres du jour de la réunion comprennent la définition d`un problème, remue-méninges des solutions, des solutions sur le vote et la résolution du problème. De nombreux dirigeants de réunion comprennent des éléments tels que « assurez-vous de demander et recevoir des avis de tous les participants, » surtout quand ils ont d`autres participants vocaux, opiniâtres. Assurez-vous de discuter des prochaines étapes avant la réunion se termine.

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Il y a généralement plusieurs mesures à prendre après une réunion, et une liste de réunion peut aider à assurer que rien est oublié ou négligé. Certains des éléments de la liste de contrôle post-réunion peut inclure taper les notes de réunion, la distribution des notes et le suivi des prochaines étapes. Certains éléments de l`étape suivante peuvent inclure des recherches plus approfondie des sujets, une rencontre avec les actionnaires supplémentaires ou fixer une date pour une réunion de suivi. D`autres exemples de ces types d`éléments créent un groupe de travail, obtenir les commentaires des participants à la réunion et la communication des décisions importantes pour le reste de la société.