Liste de contrôle pré-réunion

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Régler la date, l`heure et le lieu de la réunion. Choisissez un lieu qui est assez spacieux pour la collecte. S`il y a un invité spécial pour la réunion, prenez le temps d`en apprendre davantage sur l`individu, ses contributions, des intérêts et de la pertinence de la réunion. Décider qui participera à la réunion. Les gens vous invitent devraient être pertinentes aux fins de la réunion.

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Préparer l`ordre du jour de la réunion. Énoncez le but de la réunion et décider des segments de réunion. Dans le cas d`un invité spécial, préparer le contenu comme des questions ou des messages pertinents à la réunion et l`invité ainsi. Décider qui va faire le discours d`introduction et qui va enregistrer les discussions de la réunion. Assigner haut-parleurs pour chaque sujet qui sera abordé au cours de la réunion.

Décider des fournitures que vous allez avoir besoin pour la réunion. Ceux-ci peuvent être des matériaux de papeterie ou documents, tels que preuve des rapports d`enquête ou des documents, selon la nature de la réunion. Par exemple, si la réunion est de présenter des griefs de votre communauté à votre représentant élu, puis les documents faisant autorité qui prennent en charge votre grief sont des matériaux de réunion pertinents. Désigner une personne responsable pour la gestion du secteur des fournitures de réunion.

Définir les règles concernant la manière dont la réunion doit être menée du début à la fin. Établir des codes de ponctualité pour les participants et comment ils doivent se comporter lors des réunions et des discussions. Créer des règles pour rencontrer le personnel de l`organisation afin qu`ils ne dépassent pas le cadre de leurs rôles et responsabilités ou interférer avec les rôles des autres.

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Contactez toutes les parties concernées, y compris invité spécial, les participants et le personnel de la réunion au moins une semaine avant la réunion. les informer au sujet de la réunion et de leur contribution. Envoyer des e-mails avec des détails de la date et du lieu ainsi que l`ordre du jour. Discuter de la réunion et l`ordre du jour rôles et les responsabilités du personnel rencontrer en personne. Contactez les participants et confirmer leur disponibilité pour la réunion.

Communiquez avec les participants à la réunion un jour avant la réunion pour leur rappeler la réunion et confirmer leur présence. Rappelez-leur de l`emplacement du lieu. Rassemblez votre réunion du personnel de l`organisation, quelques heures avant la réunion et de répéter la fin de la réunion et de débit ainsi que le rôle de chaque membre du personnel.