Comment créer une réunion Itinéraire
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Tenir une réunion avant la réunion. Discuter de ce qui suit avec les planificateurs de réunions: Quels sujets seront abordés lors de cette réunion? Pendant combien de temps les discussions prendront? Qu`est-ce que nous voulons accomplir d`ici la fin de la réunion? Qui sera parler? S`il y a des tâches à confier, à qui seront-ils affectés? Si vous prévoyez la réunion seule, utiliser une feuille de papier pour répondre aux questions ci-dessus.
Tapez l`itinéraire. Mettez le titre de la réunion, le jour, la date, l`heure et l`emplacement en haut de la page. Par exemple, « hebdomadaire Briefing- mercredi, 6 Juin 2011 - Le 11 heures-à-12 heures - Salle de conférence. »
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La liste des sujets qui seront abordés lors de la réunion dans l`ordre chronologique. Si les thèmes seront introduits par personne, mais vous, mettez leur nom à côté de leur sujet. Inclure le moment de la journée que vous prévoyez de discuter de chaque sujet, ainsi que la durée du temps que vous attendez chaque sujet à durer. Par exemple, "11:10 - Discussion sur les ventes de bonbons décembre - Denise Robinson - 3 minutes."
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Donnez-vous du temps supplémentaire. Pour faire de la place pour les retards, pad combien de temps vous pensez que chaque tâche prendra deux minutes. Même si les choses se sur la bonne voie, en ajoutant minutes cachés veillera à ce que vous plus ou moins terminé la réunion à l`heure.
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Laissez des espaces entre chaque sujet sur l`itinéraire pour les personnes à la réunion pour prendre des notes sur chaque discussion.
Imprimer l`itinéraire et distribuer une copie à chaque personne qui participera à la réunion. Les gens qui n`ont un rôle particulier à la réunion peuvent obtenir leur itinéraire quand ils marchent in- ceux qui ont un rôle dans la réunion devrait avoir leur itinéraire au moins deux jours à l`avance, afin qu`ils aient suffisamment de temps pour préparer ce qu`ils doivent dire.