Politique de dépenses des employés Rapport
Contenu
est conçu Une bonne politique de rapport des dépenses des employés pour répondre à la plupart des mêmes questions comme un bon article de journal: qui, quoi, quand, où et comment. En adressant efficacement chacun de ces éléments, vous établirez non seulement des lignes directrices pour normaliser le dépôt des frais professionnels, mais aussi maintenir une piste de papier propre pour le dépôt de déductions fiscales de fin d`année et de survivre à toutes les vérifications futures avec un minimum de tracas.
Qui
Une politique de remboursement des frais définit qui est responsable du dépôt d`un rapport de dépenses. En règle générale, tous les employés qui cherchent le remboursement des frais d`affaires hors de la poche sont tenus de déposer une Report- de dépenses, toutefois, les employés qui ont utilisé une carte de crédit d`entreprise pour acheter des biens et services au nom de la société peuvent également être tenus de déposer un rapport . De plus, les employés qui reçoivent des avances de fonds pour des dépenses telles que Voyage peuvent être tenus de déposer un rapport pour fournir la preuve que l`avance a été consacré aux dépenses d`affaires admissibles. La politique peut également définir des fournisseurs préférés comme moyen de contrôle des coûts.
Quelle
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Pas tous les frais engagés par un employé peut être admissible à un remboursement. Par exemple, un vendeur peut divertir les clients potentiels avec le dîner et des boissons au cours de routine de solliciter des affaires. La société peut adopter une politique non d`alcool et d`interdire l`inclusion des boissons sur un rapport de dépenses. Bien que l`Internal Revenue Service considère certain kilométrage engagés par les employés comme remboursables, la société peut exiger un certain kilométrage à déclarer sur un formulaire distinct des charges qui comprend les détails de rapports supplémentaires que devraient normalement être pris sur un rapport de dépenses standard, ou il peut choisir d`adapter un politique de non-remboursement du millage et de calculer le coût de Voyage dans le cadre du salaire de l`employé.
Où
la politique des dépenses de l`entreprise est établie pour normaliser les pratiques d`établissement de rapports et de fournir la comptabilité et de la gestion des dépenses documentées pertinentes. Selon l`ampleur des pratiques d`établissement de rapports, le nombre de services de l`entreprise et le type de travail effectué par l`employé, la politique de rapport de dépenses mes employés ont besoin de documenter certaines dépenses sur les différentes formes ou dans des sections spécifiques sur une forme. Par exemple, les achats de repas sont déductibles d`impôt à des taux différents, selon que les repas sont achetés dans le cadre des frais de déplacement ou comme moyen de fournir le déjeuner des employés à leur bureau. La politique des dépenses devrait expliquer la différence et définir les besoins de l`entreprise.
Quand
dépôt en temps opportun des rapports de dépenses d`affaires mieux la comptabilité permet de facturer les frais de retour à des projets spécifiques et correspondent à des revenus qui auraient été générés par la incurrance de ces coûts aux dépenses réelles. Fournir une date limite pour le dépôt des rapports de dépenses et fournir aux employés une ligne de temps quand ils peuvent attendre le remboursement.
Comment
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des rapports de dépenses Retraitement prend du temps. Donner aux employés les instructions nécessaires pour déclarer correctement les dépenses pour la première fois. Cela comprend la définition qui peut approuver les rapports de dépenses, ce qui forme normalisée, les dépenses devraient être déclarées et ce que les dépenses doivent être accompagnés d`un reçu de vente.
Flexible
Même si une assez bonne politique de rapport des dépenses des employés est complet pour répondre à la plupart des questions un employé peut avoir sur le dépôt pour le remboursement des frais, il devrait également être suffisamment souple pour adapter aux changements du code fiscal et les dépenses hurluberlu rares qui ne facilement dans la dépenses existantes catégories de rapports.