Comment organiser un service administratif
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Lorsque chargé de l`objectif d`organiser un service administratif, il est préférable de se concentrer sur les moyens les plus efficaces pour améliorer l`efficacité, réduire les déchets et de maximiser les talents individuels des membres du personnel administratif. Alors que certains processus varient en fonction des besoins de la haute direction et la taille de votre bureau, vous pouvez mettre en œuvre des techniques de base pour avoir un fonctionnement plus régulier et le bureau plus efficace.
Accroître l`efficacité. Mettre en œuvre une approche centrée sur la performance des activités. Organiser les tâches quotidiennes et hebdomadaires avec un accent sur la haute performance plutôt que l`achèvement des longues listes de tâches.
Structure et intégrer les activités administratives les plus importantes de votre bureau parmi les cadres supérieurs. les cadres supérieurs des tâches à la gestion des rapports de dépenses et en offrant un soutien administratif à un ou plusieurs membres de la direction, plutôt que l`ensemble du bureau.
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Déléguer des tâches administratives, telles que l`ouverture du courrier, répondre au téléphone et en tapant, au personnel administratif d`entrée de gamme, y compris les assistants administratifs, secrétaires et stagiaires.
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RIVE des activités qui ne profitent pas à l`ensemble de l`organisation. Évitez les activités qui ne correspondent pas aux objectifs fixés par le personnel de direction. Par exemple, sur place la pratique de la planification de dernière minute arrangements de voyage personnel ou déléguer la tâche à un membre du personnel de niveau inférieur qui peut aller et laisser tomber les tâches sans affecter négativement le flux de travail.
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Mettre en œuvre la volonté de la direction du changement. Souvent, la réduction des effectifs est un élément nécessaire au changement dans un bureau administratif, en particulier si un service administratif ne fonctionne pas cohésive au profit de l`ensemble de l`organisation. Un bureau complet d`assistants exécutifs travaillant individuellement pour répondre aux exigences du personnel de direction, quel que soit des besoins d`organisation est un exemple.