Comment documenter les procédures de traitement de la paie

horloge temps de document et des procédures de carte de temps. De nombreuses entreprises avec les employés horaires ont besoin pour percer un temps d`autres horlogers ont besoin pour remplir une carte de temps. La rémunération horaire des employés reçoivent est en fonction de leurs heures représentées sur leur temps Cards- donc tout changement de carte d`horloge de temps ou de temps qui sont mis en œuvre, doivent être déclarées aux tous les employés par écrit. Vous pouvez soit envoyer une note de service aux gestionnaires / superviseurs, ou vous pouvez les remettre une version imprimée des modifications. Les gestionnaires / superviseurs sont responsables de relayer les modifications nécessaires à leurs employés.

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Imprimer un calendrier de paie tous les ans. Avant la fin de chaque année, vérifiez soigneusement les dates de l`année à venir afin de déterminer les dates traitement de la paie se produira. Prendre note des jours fériés, les jours fériés et les autres jours fériés de l`entreprise. Utilisez des couleurs différentes pour mettre en évidence les dates de soumission pour la carte du temps et des changements de paie, et les dates de salaire réelles. Une société d`impression professionnelle peut vous aider à imprimer ces calendriers. Distribuez le calendrier de la paie à tous les gestionnaires / superviseurs.

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Gardez un livret de traitement de la paie standard pour le service de la paie. Le livret doit comprendre toutes les étapes de traitement de la paie. Par exemple, si votre entreprise a une liste de paye toutes les deux semaines, formuler le livret il indique exactement comment le traitement de la paie toutes les deux semaines se produit dès le début de la période de paie à la fin. Cette étape est particulièrement efficace lors de la formation du nouveau personnel de la paie.

Inclure les rapports et vérifier le processus de traitement dans le livret de traitement de la paie. Après les chèques de paie sont imprimés ou la transmission du fichier de dépôt direct à la banque a eu lieu, le processus de paie est toujours pas complète. Documenter ces étapes, comme les registres d`impression et de la paie de dépôt et de rapports d`impôt, et les noms des personnes qui vous remettront les chèques de paie / talons à. Comme l`information change avec le temps, mettre à jour la brochure et que tout le monde dans le service de la paie a une copie.

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Assurez-vous que chaque membre du personnel de la paie comprend leur rôle. Document et leur donner une copie de leurs tâches spécifiques pour veiller à ce que pendant le traitement de la paie, ils sont conscients de leurs responsabilités.