Politiques et procédures de la paie
Contenu
Une politique salariale décrit le processus de paie en ce qui concerne l`administration des salaires, Chronométrage, les calendriers de paie et les méthodes de paiement. Des procédures documentées garantissent un processus d`approbation claire et définie, les activités sociales efficaces, la disponibilité des formulaires et des contrôles appropriés. Une organisation politique salariale et les procédures établies peuvent assurer les employés de paiement précis et en temps opportun des traitements et salaires.
Importance
La paie est l`une des plus grandes dépenses dans toute organisation. Une politique salariale établit des contrôles internes et de contrepoids pour contrôler et protéger cette dépense. Il réduit l`incidence des erreurs et possibilité de fraude. Dans les grandes entreprises, le processus de paie implique beaucoup de temps et de ressources. procédures de paie créent des économies en termes de collecte de temps, le traitement des documents, la saisie des données, le paiement et la tenue des dossiers. En intégrant l`automatisation et les progrès de la technologie des systèmes, des procédures peuvent être rentables et économiser de l`argent de l`entreprise.
Objectif
Une politique salariale garantit que les employés recevront toujours le salaire correct au bon moment. Il assure que l`entreprise adhère aux lois, en particulier celles qui se rapportent à l`impôt, l`assurance-maladie, sécurité sociale et les normes de travail équitables fédérales, étatiques et locales. Le respect de la législation aidera l`entreprise à éviter de payer des pénalités. procédures de paie soutiennent également la mise en œuvre des structures de rémunération et systèmes mis en budgets des ministères et des conventions collectives.
Caractéristiques
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Une politique salariale définit les responsabilités et les responsabilités du personnel de la paie et des gestionnaires. Étant donné que la masse salariale implique des informations confidentielles, la politique doit spécifier l`accès et les niveaux de sécurité. Il identifie également la formation requise par les différents groupes d`employés. Les procédures de paie en détail le processus du moment où l`employé est embauché. Ils comprennent des activités de paie et les formulaires nécessaires pour le traitement de nouvelles embauches, les changements d`emploi, mises à jour de l`information, les paiements spéciaux, des déductions, des rapports de temps et de résiliation.
considérations
Afin de minimiser les risques de fraude, la politique salariale doit inclure des contrôles internes. Une forme de contrôle est la séparation des tâches. Par exemple, si deux employés impliqués dans le traitement de la paie, on préparerait les documents de paie tandis que l`autre autoriser et d`approuver. Une autorité compétente doit examiner tous les salaires et laisser des informations. Un autre groupe ou d`un service tel que la comptabilité peut vérifier les transactions de paie. procédures de paie doivent également protéger la confidentialité des renseignements sur la paie, veiller à ce que seules les personnes autorisées ont accès.
Responsabilités
Le service de la paie est responsable de la gestion du flux de travail de paie pour assurer le traitement de la paie efficace et en temps opportun. Il établit les calendriers de paie et les délais de soumission des documents de paie. Le personnel paie assign et contrôler l`accès à l`information dans le système de paie. Ils entrent dans le système d`information et apporter les modifications requises. Les gestionnaires doivent veiller à ce que les documents de paie nécessaires sont remplies et transmises dans les délais fixé. Les employés sont chargés d`examiner les paiements et les déductions, et de conseiller le service de la paie de toute anomalie. Ils devraient également garder leur information à jour.