Différentes façons de déposer des documents dans un classeur
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Une armoire de classement se réfère généralement à un meuble de bureau qui stocke des fichiers et des documents. armoires de classement sont disponibles en différentes tailles. Certains ont des verrous pour empêcher l`accès non autorisé, alors que d`autres armoires sont faciles à transporter et accessible par tout le monde. Les entreprises avec des quantités de fichiers, de larges tels que les hôpitaux, les cabinets d`avocats ou des écoles, entretiennent souvent des armoires qui ne peuvent se déplacer facilement.
Notions de base
Il y a plusieurs façons de déposer des documents. Développer une approche systématique, vous devez analyser les informations qui seront stockées dans les fichiers. Brainstorm différentes façons afin que vous puissiez choisir la meilleure méthode. Par exemple, si vous tenir un registre des fournisseurs de pièces d`automobile, vous pouvez alors déposer en utilisant une approche alphabétique en fonction du nom de l`entreprise. Vous pouvez également établir une méthode pour les fournisseurs séparés par région (par exemple, Sud, Ouest, Est, International). Si vous tenir un registre des reptiles, votre méthode pourrait impliquer l`organisation de reptiles par leur nom scientifique ou à la date de création du fichier.
Gestion de documents
Une fois que vous concevez une méthode satisfaisante, assurez-vous de l`écrire pour que les autres puissent comprendre et suivre le système de classement. Vous devez également vous assurer que les fichiers soient correctement préservés, parce que votre système rapidement deviendra inefficace si les fichiers sont incomplètes (par exemple, les données manquantes) ou mal stockées (par exemple, les catégories de classement ignorées). Par exemple, si vous séparez les sexes par la couleur, alors les gens qui créent des fichiers ne doivent pas oublier de distinguer les mâles et les femelles.
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Vous devez anticiper la croissance et ajouter des armoires supplémentaires ou de l`espace au besoin. Dans le cas contraire, les dossiers seront bourrés trop serré. Voir également comment différencier actif des fichiers inactifs et, le cas échéant, quand détruire ou déchiqueter les fichiers inactifs.
considérations
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De nombreuses entreprises mettent en œuvre des systèmes d`organisation de documents qui utilisent des documents originaux ou des copies papier. Cependant, avant de créer un nouveau système de classement, vous devez explorer les options virtuelles. Par exemple, vous pourriez acheter un logiciel et des données d`entrée soit dans un serveur interne ou sur le Web. Même si vous avez actuellement un système de classement, vous devez évaluer le temps et le coût du transfert de données avec les économies potentielles et l`efficacité du stockage numérique ou sur le Web. Les cabinets d`avocats qui utilisent des logiciels de gestion des cas Needles peuvent passer beaucoup de temps le transfert de données, mais une fois que le système fonctionne pleinement d`innombrables avantages existent, comme la possibilité d`accéder aux fichiers à distance.