Comment mener un audit I-9

Il est une bonne idée pour votre entreprise de réaliser un audit interne I-9 de tous ses dossiers d`employés avant que le gouvernement décide de le faire pour vous. La loi fédérale exige que tous les employés embauchés après le 6 novembre 1986, de vérifier leur identification et leur autorisation d`emploi en remplissant le formulaire I-9, Admissibilité Vérification de l`emploi. Les employeurs qui ne parviennent pas à assurer l`exactitude de ces formes dans le cadre de la réforme de l`immigration et la réglementation de 1986 peuvent faire face à des conséquences juridiques et financières.

Examiner les dossiers de l`immigration et la réglementation de 1986 procédures de conformité. Visitez le site Web américain Citizenship and Immigration Services pour vous assurer suivez les directives en vigueur.

Préparer un document décrivant les procédures de conformité IRCA pour les auditeurs. Les auditeurs doivent comprendre ce qu`il faut rechercher sur les formulaires et veiller à ce que toutes les sections du formulaire respectent la date et la preuve des exigences d`autorisation d`emploi du gouvernement. L`article 1 du formulaire I-9 exige l`achèvement à la date de location. L`article 2 exige l`achèvement dans les trois jours ouvrables suivant la date de location (le gouvernement compte les vacances et les week-ends si la société est ouverte les jours) par l`employeur. Dans cette section, les listes I-9 documents acceptables pour une preuve d`identité et de l`admissibilité au travail. Des copies de cette identification doit être avec le formulaire I-9.

Créer une liste de tous les employés embauchés depuis le 6 novembre 1986. Inclure le nom, prénom, date de location, date de résiliation et la date de naissance ou numéro de sécurité sociale pour identifier les employés ayant des noms similaires.

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Déterminer la date de conservation du formulaire pour les employés sur la liste. Le IRCA oblige les employeurs à garder la forme I-9 dans le dossier pour chaque employé pendant toute la durée de leur emploi, plus un an passé la date de cessation d`un employé, ou un minimum de trois ans. Comparez la date d`embauche, la date de résiliation et la date de l`auto-vérification pour déterminer les fichiers de l`audit. Utilisez la date d`audit pour un point de départ et remonter d`un an à compter de la date de l`audit pour la date de cessation d`un employé, puis soustraire deux ans à compter de cette date pour obtenir la date de location cible pour les employés.

Retirer les employés de la liste qui tombent en dehors de ces paramètres de date en croisant leurs noms au large, car ces fichiers ne sont pas tenus par la loi pour examen. Les noms gauche seront les fichiers cibles faisant l`objet de l`audit. Créer une nouvelle liste de fichiers pour vérification sur la base de ces paramètres de date. Tirez les dossiers des employés pour l`examen de l`audit.

I-9 des employés de l`examen des formes, suivant la liste des noms et la vérification de chaque nom lors de l`examen du dossier est complet. Examiner les formulaires I-9 pour les exigences de précision et de la date pour les sections 1 et 2. Des copies d`examen des deux formes d`identification pour assurer l`identification répond aux « pièces d`identité acceptables » établie par l`USCIS.

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Mettez de côté les dossiers des employés dont les noms ne correspondent pas à la liste, car certains employés peuvent changer leur nom au cours de l`emploi. Donnez votre avis sur ces séparément, car ces fichiers nécessiteront un examen plus approfondi pour la précision.

Utilisez une note collante ou un autre identifiant pour les formulaires qui sont incorrects. Ces formes, en vertu des exigences IRCA, doivent être corrigées. Liste des corrections nécessaires sur la note collante ou garder une liste séparée des noms et des corrections nécessaires.

Corriger toutes les formes avec des erreurs. Utilisez des copies des deux formes d`identification et d`information acceptable du dossier de l`employé pour effectuer des corrections. Si vous ajoutez quoi que ce soit à la section 1 du formulaire, remplissez la partie Préparateur-Traducteur du formulaire. Il est préférable d`avoir un formulaire tard que d`avoir des informations manquantes sur le formulaire. Il suffit de dessiner une ligne à travers toutes les parties du formulaire qui sont incorrects, apportez les corrections et ajouter « Self-Audit » et la date de l`audit à la section 2 du formulaire. Ne pas oblitérer une partie du formulaire ou utiliser toute substance pour couvrir la forme originale, il suffit de faire une ligne par l`information incorrecte. Si vous utilisez une nouvelle forme, utilisez la date d`auto-vérification que la date d`achèvement du formulaire.

Demandez aux employés de fournir de nouveaux documents d`identité et signer et dater le nouveau formulaire à la section 1, si une nouvelle forme est nécessaire. Remplissez le formulaire nouveau en utilisant la date d`auto-audit de l`article 2.

Conservez une liste en cours d`exécution de ces fichiers qui ont besoin de correction pour le suivi avec le service des ressources humaines. Retour fichiers corrigés ou complets dans la zone de stockage de fichiers.

Refile toute forme d`employés licenciés qui ne peuvent pas être corrigées, par exemple lorsque des formes inappropriées d`identification ont été utilisés. Ajouter ces noms à la "corrections" la liste et identifier le problème à côté de leur nom sur la liste.

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Additionnez le nombre de formulaires manquants ou des formes avec des déficiences. Au moment de la publication, si le gouvernement procède à la vérification, une charge de 600 $ à 800 $ pour des infractions de tenue des dossiers serait imposée, ainsi que d`une amende de 1500 $ pour des infractions à l`emploi. Déterminer l`exposition et le calcul des amendes et des pénalités. Pensez à la formation des employés qui manipulent ces fichiers si des erreurs ou des frais auraient été excessifs.

Jeter toutes les formes I-9 avec des dates antérieures à l`exigence de conservation. Plan ou du programme de la prochaine vérification I-9. Procéder à des audits périodiques I-9 pour assurer l`exactitude et le respect de la loi.