Comment mettre en œuvre un programme de vérification et de conformité
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Le but d`un programme d`audit et de conformité est d`établir un code de conduite éthique, sensibiliser les employés sur ce code et de veiller à sa conformité. En plus d`établir un code de conduite éthique, un programme de vérification et de conformité implique: la formation des employés sur le code de bonne conduite, établissant des critères et des procédures pour détecter et enquêter sur le non-respect, et établissant des critères et des procédures de conformité de l`audit par l`entreprise et employés.
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Élaborer un code de conduite éthique à l`aide d`un comité représentant les divers composants fonctionnels de l`entreprise pour rédiger le document. Un processus d`examen et d`approbation juridique impliquant le conseil d`administration, comme l`autorité d`approbation finale, est nécessaire. Pour être efficace, le document doit être adapté aux objectifs stratégiques et les objectifs de l`entreprise.
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Créer un poste pour un mandataire social de conformité indépendant de la direction. Le mandataire social de la conformité est « aller à » personne en ce qui concerne le code de conduite éthique, y compris la formation connexe des employés, des rapports de non-conformité et des enquêtes connexes, les rapports de gestion et les audits de conformité. Ce poste doit être indépendant de la direction et sous l`autorité du conseil d`administration des rapports fournis à la direction en tant que service similaire à la fonction d`audit interne.
Établir la présentation des rapports pour le mandataire social de la conformité. Le mandataire social de conformité fera rapport régulièrement (à savoir, mensuelle ou trimestrielle) au président et au conseil d`administration concernant toute activité concernant le code de conduite éthique et le programme de conformité de l`entreprise.
Développer la formation sur le code de conduite éthique et le programme de conformité d`entreprise. Le mandataire social de la conformité est chargé de veiller à ce que chaque employé possède une formation appropriée sur le code de conduite éthique et le programme de conformité d`entreprise, y compris tous les dirigeants et administrateurs de la société.
Établir des critères et des procédures d`enquête de non-respect du code de conduite éthique. Le mandataire social de la conformité enquête sur toutes les violations du code suspects. Tous les rapports sont examinés et évalués par le président de la société et un représentant du conseil d`administration et doivent rester confidentielles. Le mandataire social de la conformité doit également mettre en œuvre des politiques interdisant tout type de représailles contre une personne qui fait un rapport de non-respect du code de conduite éthique.
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Déterminer les critères et les procédures de conformité d`audit avec le code éthique de conduite. Le mandataire social de la conformité est responsable de la vérification de la conformité de l`entreprise avec le code de conduite éthique au moins tous les ans, et ces vérifications devraient comprendre l`efficacité et le respect des contrôles et procédures financières de l`entreprise.