Comment écrire une lettre pour le paiement du client
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Lors d`une demande de paiement d`un client, les mesures appropriées sont utilisées pour créer des lettres efficaces pour leur envoyer. Lettres à la demande de paiement sont utilisés lorsqu`un client ne parvient pas à payer une facture à la date d`échéance. Plus il faut pour un client de payer une facture, plus les lettres une société écrit à cet individu. Une lettre demandant le paiement doit être poli, clair et devrait offrir des détails au sujet de la facture exceptionnelle.
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Utilisez en-tête de l`entreprise, car il contient toutes les informations de contact de l`organisation et ressemble souvent plus formelle.
Adressez la lettre. Inclure la date de la lettre suivie par le nom et l`adresse du client. Adresse de la personne en déclarant « Cher », suivi du nom complet du client.
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Énoncez le but de la lettre. Une lettre pour une demande de paiement doit communiquer clairement à cet effet au début de la lettre. Utilisez un ton professionnel et de garder les mots positifs et chaleureux.
Inclure les détails de la dette. Indiquer la date des services de cette dette ont été fournis, la date d`échéance initiale et le montant dû, y compris les frais de retard. Inclure le numéro de facture et pour permettre au client de trouver le document original plus facile. De nombreuses entreprises comprendront également une copie de la facture originale dans ce type de lettre. Informer le client et sur le taux d`intérêt pour lesquels les frais de retard sont calculés.
Demandez au client de paiement. Que le client sait que les frais de retard supplémentaires peuvent être évités en payant la totalité du montant à une date donnée. Demandez au client de vous appeler pour prendre des dispositions s`il est incapable de faire le paiement intégral à cette date. Indiquez votre numéro de téléphone et l`extension directe, le cas échéant. Indiquez votre adresse e-mail et ainsi offrir sa correspondance par le biais de cette façon si le client désire.
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Remerciez le client. Offrez à votre gratitude au client si le paiement a déjà été fait et remercier le client à l`avance pour l`envoi d`un paiement rapide. Dites au client que s`il a des questions, il ne doit pas hésiter à vous appeler à ce sujet.
Signez la lettre. Conclure la lettre en écrivant « Sincèrement » suivi de votre nom et le titre.