Comment écrire une lettre Collection
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des lettres de l`écriture à des clients non-paiement est une tâche inévitable de tout propriétaire d`entreprise. Pour augmenter vos chances d`être payé ce que vous deviez, élaborer une politique de paiement détaillée à l`avance de l`émission de tact de crédit et de l`utilisation et de professionnalisme lors de la collecte sur les comptes en souffrance.
Créer une politique de paiement
Avant de permettre à un client ou d`un client de reporter le paiement, payer à crédit ou payer après la livraison des produits ou services, élaborer une politique de paiement qui décrit vos termes. Cela devrait inclure des détails sur quand on considère un passé-paiement dû, par exemple 10 jours ou 30 jours après une facture est émise. Il devrait aussi inclure des détails sur ce qui se passera si le non-paiement continue, par exemple imposer des pénalités et des frais de retard, l`interruption des services ou une action en justice.
Adresse les détails
Reportez-vous à votre accord contractuel avec le client dans la rédaction de votre lettre de collection. Référence de l`ordre, le numéro de facture, la date du service ou l`achat et la date du paiement initial était dû. S`il y avait des tentatives précédentes pour recueillir, parler de ceux aussi bien, et donner au client un total qui comprend des sanctions. Par exemple, « Votre commande de 1000 bouteilles d`eau a été livré le 1er Octobre et une facture pour 250 $ a été émis par courriel Octobre 3, avec une date de paiement du 3. Novembre Votre compte est maintenant de 30 jours en souffrance et que votre compte a été évalué une frais de 25 $, ce qui rend votre solde de 275 $, payable immédiatement. »
Sympathiser, mais ferme
Alors que certains clients non payants peuvent être esquivant leurs factures, d`autres ont oublié leur date de paiement ou ont de graves problèmes de flux de trésorerie. Donner aux clients le bénéfice du doute lors de l`écriture des lettres de collecte pour éviter de les mettre sur la défensive. Par exemple, « Nous comprenons les circonstances imprévues peuvent surgir et nous nous sommes engagés à travailler avec vous pour résoudre ce problème. » Cette approche n`insulte pas le client, mais il est clair que le paiement doit être effectué indépendamment des circonstances.
Joindre des documents de vérification
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Joignez à votre lettre de collecte des copies des factures émises antérieurement, la correspondance passée sur la question, une copie de tout contrat signé ou un accord écrit et des extraits de votre politique de paiement. Si vous êtes prêt à négocier sur la balance des paiements partiels ou prendre, définir les termes spécifiques de votre offre. Fournir un numéro à appeler si le client a des questions et d`inclure une enveloppe, adressée et prépayée pour le paiement facile.
Utilisez un procureur
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Si les tentatives répétées de recueillir sur les comptes en souffrance ne prouve pas fructueuse, vous pouvez choisir d`avoir un avocat envoyer la lettre de collection en votre nom. Votre avocat peut recommander des menaces de cour des petites créances, un renvoi à une agence de recouvrement, les rapports de crédit ou d`autres actions en justice. Peser le rapport coût-bénéfice de ce qu`il faudrait à la ferme vos efforts de collecte à un professionnel du droit par rapport au montant que vous pouvez potentiellement recueillir auprès de vos clients. Par exemple, en utilisant un avocat pour écrire une lettre de collection pour un billet de 50 $ pourrait ne pas être rentable, mais en utilisant une aide professionnelle pour la collecte sur une valeur du compte 10 000 $ serait presque certainement frais.