Comment écrire une lettre en ligne Rappel
Des lettres de rappel sont utiles pour communiquer avec les clients qui peuvent avoir oublié de payer une facture, ainsi que communiquer avec les gens pour leur rappeler un rendez-vous ou d`un événement. Pour les clients qui utilisent le courriel souvent, vous pouvez envoyer un e-mail de rappel, ce qui est un moyen très pratique pour les atteindre rapidement. lettres en ligne nécessitent une attention particulière à chaque mot pour vous assurer que votre lettre ne semble pas agressif ou grossier, et la grammaire correcte est un must.
Vérifiez l`exactitude des informations que vous voulez rappeler à la personne au sujet. Envoi d`un rappel de collecte des informations inexactes confondra et peut-être un client en colère. rappels de rendez-vous et l`événement devrait également inclure des informations précises pour faire en sorte que les personnes feront ce rendez-vous ou assister à cet événement lorsqu`ils sont demandés.
Reconnaître la possibilité que vos informations sont incorrectes ou si le client a déjà envoyé le paiement. Une déclaration indiquant que vous ne sont en mesure de voir vos propres dossiers et que vous avez pas d`autre information à laquelle vous pouvez vous référer peut aider la personne qui lit la lettre à comprendre votre objectif de votre point de vue. Prenant acte si la partie avait récemment envoyé un paiement et ce paiement ne figure pas dans la lettre restreindra une réponse en colère du récepteur de la lettre de rappel.
Soyez courtois et traiter le client comme vous souhaitez traiter, si vous avez envoyé une lettre de rappel. Oublis, et des circonstances atténuantes erreurs de calcul se produisent dans la vie de chacun. Excessivement commentaires grossiers ou irrespectueux dans une lettre de rappel financière n`aider à obtenir l`argent de la personne à qui vous envoyez la lettre. Au lieu de cela, garder la lettre précise et ne discuter que les détails du compte de manière courtoise - en évitant des remarques grossières ou blessants.
Inclure les informations de facturation d`origine lors de l`envoi d`une lettre de rappel demandant le paiement. De nombreux clients demanderont de voir la facture originale s`ils ont oublié ce que ce compte est pour. Pour gagner du temps, inclure la facture initiale dans la lettre de rappel au client. Les informations de facturation d`origine peut être un lien vers le compte du client lorsque vous envoyez en ligne une lettre de rappel par e-mail.
Demander une réponse. Demander une réponse du client peut consister à demander une remise de paiement, un appel téléphonique de retour, une réponse par courriel ou en remplissant les coordonnées correctes et à vous retourner. En demandant une réponse du client, de façon courtoise, vous êtes plus susceptible d`ouvrir le client à discuter du compte et obtenir un paiement du client.
Fournir des informations de contact pour vous joindre. Assurez-vous que vous avez toutes vos informations de contact sur l`e-mail de rappel. Une adresse physique ou adresse postale ne peut pas être enough- par courriel, par site, numéros de téléphone et de fax pour donner au client autant de façons de vous joindre possible.