Comment écrire une lettre d`affaires pour une livraison de l`envoi tardif
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les livraisons tardives sont mauvais pour votre entreprise. Le client attend la livraison comme promis et pourrait perdre des ventes ou des affaires parce que vous ne parvenez pas à livrer à temps. Fréquentes livraisons tardives peuvent inciter le client à considérer votre service fiable, ce qui conduit à un changement de fournisseurs. Ceci est parfois évité par présenter des excuses par écrit pour l`expédition en retard et offrir au client une incitation à continuer à utiliser votre service. Faire la lettre concise, au point et apologétique.
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Contactez le client avant la livraison prévue si vous savez qu`il ne sera pas arriver à l`heure. Expliquer la situation par téléphone, par courriel ou lettre et promettent plus des mises à jour. Dites au client exactement ce que le hold-up est et les mesures prises pour remédier à la situation.
Assigner un représentant du service à la clientèle ou gestionnaire principal pour suivre personnellement les progrès si l`expédition est une commande importante d`un client clé. Autoriser le gestionnaire ou son représentant à prendre des mesures raisonnables pour accélérer la livraison, y compris le passage à la livraison du jour au lendemain, sans frais supplémentaires pour le client.
Assurez-vous que l`envoi a été livré dans les dossiers de suivi. Écrivez une lettre d`excuses pour l`expédition en retard. récapituler brièvement pourquoi l`expédition était en retard et comment vous avez fait tout son possible pour expédier plus tôt.
Reconnaissez dans la lettre que les livraisons tardives ne se produisent, mais sont considérés comme inacceptables par votre organisation. Écrivez la lettre d`un ton professionnel mais apologétique que vous reconnaissez l`importance ou la fidélité du client. Fermez la lettre en offrant un incitatif pour le client de continuer à utiliser votre service, tels que la livraison gratuite ou un rabais de 10 pour cent de l`ordre suivant.
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Envoyer la lettre au propriétaire de l`entreprise ou le gestionnaire compétent. Suivi en quelques jours avec un appel téléphonique si elle est un compte clé.