De bureau Fonctions et Routines Bureau

De nombreux bureaux sont dotés de réceptionnistes et les assistants qui répondent au téléphone et l`écran des appels entrants. Ils doivent connaître des informations sur l`entreprise afin de répondre à des questions qui viennent. Ils acheminer les appels et prendre des messages lorsque le personnel ne sont pas disponibles. De nombreuses entreprises reçoivent de gros volumes d`appels téléphoniques, et les réceptionnistes doivent être en mesure de les gérer correctement et efficacement. Le personnel de bureau avant Saluez tous les visiteurs, les collègues et les clients qui visitent la société. Ils écran et doivent déterminer immédiatement quel type d`accès au visiteur exigera. Ils sont responsables de la sécurité contacter lorsqu`un visiteur doit être escorté hors du bâtiment. Certains membres du personnel entretiennent des journaux de rendez-vous avec des informations sur les personnes à attendre à certains moments et où les envoyer.

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Les tâches impliquant des formalités varient selon la nature de l`entreprise. Dans les milieux médicaux, les dossiers doivent être créés, mis à jour et des informations de facturation filed- doivent être les documents de l`entreprise et l`assurance obtained- rempli et déposé. Dans un bureau juridique, la préparation de la documentation pour les avocats peuvent être nécessaire- certains avocats peuvent diriger le personnel du bureau d`effectuer des recherches en utilisant des revues juridiques. Dans un établissement d`enseignement, le personnel de bureau peut avoir à mettre à jour les dossiers des étudiants et des horaires de classe de piste. Certains membres du personnel peuvent avoir à mettre à jour l`information de la paie et payer les factures. D`autres employés peuvent avoir à saisir les factures, les bons de commande et autres documents comptables dans les systèmes informatiques. Dépôt et documents de numérisation sont d`autres fonctions de bureau commun. Le personnel de bureau traite également le courrier entrant et sortant.

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Certains membres du personnel de bureau servent de soutien à la direction de l`entreprise. Les membres du personnel coordonnent les conférences téléphoniques et peuvent servir de superviseurs pour autres membres du personnel de bureau. Ils peuvent examiner les notes de service, des lettres et d`autres la correspondance reçue des priorités. Ils préparent les ordres du jour des prochaines réunions et de retranscrire toute information nécessaire des réunions et des conférences téléphoniques. Ils prennent la dictée des lettres et des notes de service et d`organiser tous les documents nécessaires dans les fichiers. Ils coordonnent et planifier les arrangements de voyage pour la gestion et peuvent réserver des hôtels, location de voitures et restaurants.

Le personnel du bureau gèrent généralement les fournitures de bureau dans la chambre des actions d`une entreprise. Ils peuvent avoir à commander du papier, des cartouches d`encre d`imprimante, stylos, crayons, blocs-notes, surligneurs, enveloppes, papier à lettres, et d`autres fournitures nécessaires pour gérer une entreprise. Ils appellent les entreprises d`entretien pour vérifier les télécopieurs et imprimantes au besoin. L`achat de nouveaux équipements de bureaux et l`installation est généralement la responsabilité de quelqu`un dans le bureau.