Fonction d`un réceptionniste

L`un des aspects les plus cruciaux d`être une réceptionniste est venue saluer les gens et hors du bureau. Réceptionnistes doivent être en mesure de communiquer avec les visiteurs de façon professionnelle, courtoise et hospitalière. En dehors de tout simplement accueillir les gens, les réceptionnistes sont généralement responsables de la mise manteaux et parapluies dans les placards et propose des boissons (habituellement du thé, du café ou de l`eau). Si une personne a une brève question sur la société ou d`une entreprise, la réceptionniste devrait être en mesure de fournir une réponse claire et précise.

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Les réceptionnistes sont également tenus de répondre au téléphone. Une réceptionniste a besoin de savoir comment gérer une ligne téléphonique multiple avec facilité, et aussi comment accueillir de façon appropriée les appelants, les diriger vers d`autres membres du personnel et placer des personnes en attente. Les réceptionnistes sont également responsables de faire beaucoup d`appels sortants, et doivent savoir comment laisser claires et faciles à comprendre les messages vocaux.

La planification est un élément essentiel d`un poste de réceptionniste. postes réceptionniste appel pour les types de personnalité organisés et responsables. Une réceptionniste doit être en mesure de planifier des conférences, des réunions et des rendez-vous au sein du bureau (sans les oublier ou se chevauchent).

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Les tâches administratives sont aussi un aspect important d`être un réceptionniste. Les réceptionnistes sont chargés de prendre des notes détaillées, la photocopie, le dépôt des dossiers, l`achat de fournitures de bureau (tels que la papeterie et le papier de l`imprimante), l`envoi de fax, la comptabilité, la mise en place des plans de voyage, ainsi que des présentations et mettre des feuilles de calcul faisant financiers.

Les réceptionnistes doivent souvent envoyer des courriels au nom des membres du personnel de haut niveau. Par conséquent, la connaissance des ordinateurs est essentiel. En plus d`être en mesure d`utiliser les applications Internet et courrier électronique, les réceptionnistes doivent être compétents avec des programmes informatiques tels que Microsoft Office (y compris Powerpoint, Excel et Word).

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la distribution du courrier est une partie importante d`être un réceptionniste efficace. Réceptionnistes traitent généralement du courrier entrant et sortant au bureau. Après avoir reçu le courrier quotidien, il est généralement le travail de la réceptionniste pour trier tout et se débarrasser de courrier indésirable. En ce qui concerne la distribution, une réceptionniste peut distribuer à la main à un bureau de membre du personnel ou le mettre dans une boîte aux lettres affectée. Les réceptionnistes sont également responsables de recevoir du courrier prêt pour le ramassage tous les jours, de peser les paquets à utiliser le port approprié.