Réceptionniste Fonctions et responsabilités

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La réceptionniste fournit une première impression de la société de la façon dont elle accueille les visiteurs, les candidats et les vendeurs. Elle doit avoir une apparence soignée et professionnelle, établir un contact visuel et saluer chaque personne à l`arrivée. Dans de nombreuses grandes entreprises, on ne voit pas ou parle à la haute direction ou chefs d`entreprise sans passer d`abord par la réceptionniste. On appelle cela étant le contrôleur d`accès. Comme le contrôleur d`accès, la réceptionniste aide ceux-dessus d`elle à maintenir leur horaire chargé se déroule en douceur et avec un minimum d`interruption.

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La communication est importante et prend une grande partie de la journée de la réceptionniste. Le réceptionniste répond au téléphone, ce qui implique souvent l`utilisation d`un système de téléphone avec plusieurs lignes, et fait également renvoyer les appels téléphoniques pour la gestion ou autres membres du personnel de bureau. La correspondance écrite et e-mail font également partie de son travail. La réceptionniste doit savoir comment écrire une lettre d`affaires et de créer un e-mail professionnel pour les clients de l`entreprise ou des employés.

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La tenue des dossiers est une autre partie du travail d`un réceptionniste. Cela implique de maintenir les ventes et les dossiers d`achat, des procès-verbaux de réunion, le dépôt des communications de l`entreprise et l`enregistrement des demandes du personnel et de l`information client. La réceptionniste doit travailler avec des programmes de traitement de texte, feuilles de calcul et des bases de données. dossiers très sensibles doivent être traitées par la réceptionniste d`une manière qui conserve les informations confidentielles.