Quels sont les devoirs d`un réceptionniste au Front Office?

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Diplôme Directory et le site Description du poste Réceptionniste indiquent tous deux que les réceptionnistes sont responsables de la gestion des appels téléphoniques. En fait, Degree Directory dit que c`est la tâche la plus importante réceptionnistes effectuer. Ils doivent répondre au téléphone et transférer l`appel à d`autres au sein de l`entreprise si elles ne peuvent pas traiter les problèmes ou les besoins de l`appelant personnellement. Ils prennent des messages et peuvent faire des appels à rappeler aux clients sur les rendez-vous ou de confirmer des données telles que les commandes de fournitures de bureau.

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Réceptionnistes saluer tout le monde qui vient dans le bureau principal. Ils peuvent discuter amicalement avec le visiteur pour qu`ils se sentent à l`aise et à la maison. Ils alertent d`autres dans le bâtiment que le visiteur est arrivé. Parfois, la réceptionniste peut offrir l`invité des rafraîchissements au cours de cette période ou montrer au visiteur où il pourrait avoir un siège si le visiteur a besoin d`attendre. La réceptionniste prend également des décisions sur le moment de montrer un invité à d`autres domaines du bâtiment et sert d`escorte pour le visiteur pour vous assurer que le visiteur ne soit pas perdu.

Le site Description réceptionniste d`emploi souligne que les réceptionnistes doivent être en mesure de gérer des situations inconfortables comme quand un client est mécontent de service. La capacité de diffuser des conflits est important sur le téléphone, mais il est encore plus important pendant les salutations et escortant parce que la chance de confrontation physique est beaucoup plus grande. Les réceptionnistes peuvent avoir besoin d`alerter le personnel de sécurité si ces situations dégénèrent afin de garder les autres dans le coffre-fort de la construction.

Réceptionnistes peut être responsable d`une foule de tâches administratives, selon l`organisation. Selon Degree Directory, ces tâches comprennent, mais sans s`y limiter, la saisie des données dans les logiciels informatiques, la commande de fournitures, le dépôt, la gestion des comptes (comptabilité), l`envoi de la correspondance par fax, courrier ou e-mail et le suivi / inventaire de manutention. Les réceptionnistes peuvent participer aux réunions de l`organisation afin qu`ils restent au fait des besoins de l`organisation et peuvent donc offrir un meilleur service.