Fonctions Réception Manager
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Un responsable de la réception est généralement associée à des services clients dans les hôtels et centres de villégiature, mais un gestionnaire de réception peut être employé dans plusieurs domaines différents. Un gestionnaire de réception peut effectuer les fonctions de réception à un bureau ou une société, à la réception d`un hôpital ou dans un concessionnaire automobile. Un responsable de la réception pourrait être responsable de l`exécution des tâches de réception seule ou dans le cadre d`une équipe, et le rôle peut également superviser d`autres employés de la réception.
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Quelle que soit l`industrie un gestionnaire de réception est utilisé, il, une tâche commune de réception est d`accueillir et de recevoir des invités. Le responsable de la réception est généralement assis à la réception d`un immeuble de bureaux ou à l`hôtel et accueille les clients dès leur arrivée dans le bâtiment. Le responsable de la réception peut demander aux invités de se connecter conformément aux politiques de l`entreprise et l`arrivée de l`invité sera annoncé à la partie appropriée, le cas échéant. Le responsable de la réception sera soit directement invité à la zone correcte du bâtiment ou demander à l`invité de prendre un siège et d`attendre. L`invité sera souvent fourni avec une boisson ou un autre geste d`hospitalité pendant qu`ils attendent.
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La plupart des gestionnaires de réception sont responsables de répondre aux appels téléphoniques qui viennent pour la réception. Certains gestionnaires de réception passent la majeure partie de leur journée de travail sur les affaires de répondre aux appels entrants d`affaires tout en saluant également les visiteurs du bâtiment à l`arrivée. Le jour du gestionnaire de réception est passé à répondre aux appels, transférer les appels vers les extensions correctes et les départements et prendre des messages personnels au besoin. Dans certains postes de directeur de la réception, les appels téléphoniques sont disponibles dans la réception que des appels internes placés par les clients de l`hôtel ou d`autres membres du personnel au sein d`un immeuble de bureaux.
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Un espace de réception est souvent conçu pour fournir des demandes de réservation de rendez-vous aux clients, soit en personne ou par téléphone. Un gestionnaire de réception peut être répondre à des demandes de téléphone pour réserver un rendez-vous dans un hôpital, le bureau de dentiste ou d`un spa. La situation pourrait également fournir des réservations de rendez-vous de suivi aux clients car ils vérifient d`une institution qui fournit des services. Dans certaines entreprises, le responsable de la réception fournit également des services de conciergerie liés aux clients de l`hôtel ou aux employés au sein d`une entreprise et peut prendre rendez-vous et des services sur demande.
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La plupart des gestionnaires de réception procéderont également à des tâches administratives supplémentaires au besoin. Des tâches supplémentaires peuvent inclure dépôt de documents, la saisie des notes de service, le traitement du courrier, effectuer des transactions financières, ainsi que tout autre travail administratif demandé par les superviseurs et les gestionnaires.
