Comment configurer Bureau Up papier Systèmes de classement
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Dans ces jours de l`informatisation, il est facile d`organiser des documents de bureau, des livres de rendez-vous, les finances, et tout le reste tout sur un seul ordinateur. Cela fonctionne très bien aussi longtemps que vous avez des copies de sauvegarde, et aussi longtemps que une panne de courant ne vous coupe pas de tout ce que vous devez garder votre bureau et en cours d`exécution. Avoir des fichiers papier prend plus de place que les fichiers informatiques, mais il fait un bon système de sauvegarde, et si votre bureau traite avec beaucoup de factures papier, les factures ou les commandes par télécopieur, un système de fichiers papier garde les choses propres et facile à utiliser .
Les choses dont vous aurez besoin
dossiers Manille- Sommaire
- Classeur
- Inscrivez-vous sur la feuille
Création d`un système de dépôt papier
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S`organiser. Avant de commencer à essayer de mettre en place un système de dépôt de papier que vous avez besoin d`avoir toutes vos fournitures prêts à aller si vous ne devez pas arrêter au milieu du processus. Assurez-vous que vous avez un classeur assez grand pour gérer tous vos fichiers sans les avoir emballés dans si étroitement que vous ne pouvez pas obtenir à eux. Laissez-vous place pour grandir.
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Décidez comment vous voulez classer vos fichiers. À titre d`exemple, un cabinet médical voudra des fichiers pour chaque patient, alors que le bureau pour un magasin de détail peut souhaiter que les fichiers pour chaque fournisseur. Outre les fichiers pour grandes catégories, vous aurez besoin de fichiers pour des choses telles que le courrier entrant, factures qui doivent être payées dans les 30 jours suivants, et les factures que les clients doivent vous payer dans les 30 prochains jours.
Mettre au point un système de classement. Vous pouvez organiser des fichiers par ordre alphabétique, numérique par date, ou dans un certain nombre d`autres façons. Les deux choses à garder à l`esprit est que quel que soit le système choisi, il doit être facile de trouver les fichiers et vous devez être cohérent. Si vous produisez des clients par ordre alphabétique par prénom, et d`autres par nom, il faudra beaucoup plus de temps pour trouver le fichier plus tard. Avoir un système cohérent signifie également toute personne dans le bureau peut localiser un fichier. Chaque fichier doit avoir une vision claire et facile à lire l`étiquette.
Créez les fichiers. Chaque document doit être fixé dans le fichier que ce soit avec un coup de poing à deux trous, un coup de poing à trois trous, ou placé dans une grande enveloppe qui contient des éléments de taille non standard. Créer des subdivisions dans le fichier s`il y a des catégories claires que les éléments de papier tombent. Un fichier de bureau de la loi, par exemple, peut avoir des sections d`information des témoins, opposant les documents déposés par les avocats, et les dépôts judiciaires que le bureau a fait. A l`avant du fichier que vous devriez avoir un index qui identifie chaque élément dans le fichier, de préférence dans l`ordre qu`il se trouve dans le fichier.
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Stocker les fichiers. Placez les fichiers dans le classeur. A l`avant de l`armoire garder un presse-papiers avec un signe en / feuille signe-out. Chaque fois que toute personne dans le bureau supprime un fichier du cabinet, il ou elle doit signer le Limer et indiquer où il sera. Lorsque le fichier retourne dans l`armoire, la personne doit signer avant. Avoir un connexion et registre -out sauvera tout le monde dans le temps de bureau en empêchant "perdu" des dossiers.
Conseils & Avertissements
- Une fois que vous avez un système de classement de papier en place, assurez-vous que chacun dans le bureau a une compréhension complète de la façon dont le système fonctionne et combien il est important que tout le monde suivent les mêmes procédures.
- Si vous pouvez décider d`un système permettant de déterminer si un fichier ne doit rester en état actif, il gardera votre système de classement de devenir encombré de fichiers auxquels vous n`avez pas besoin d`un accès fréquent. Ces fichiers peuvent être déplacés vers une autre région, comme une zone de stockage sous-sol si elles doivent être conservés pendant une période de temps, ou ils peuvent être détruits si elles sont vraiment plus nécessaires.
- Ne pas détruire des fichiers sans déterminer pour vous que vous avez aucune raison juridique ou pratique pour les garder.