Qu`est-ce que le document d`archivage?

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L`archivage de documents est le stockage de documents qui ne sont plus en usage actif, mais les organisations doivent conserver cette documentation comme un type d`enregistrement historique. En règle générale, les organisations et les entreprises archiver des documents, mais les particuliers peuvent également archiver des documents pour diverses raisons. Une série de considérations et méthodes associer à l`archivage des documents. Dans certains cas, une organisation aura un ensemble de politiques bien définies pour la gestion de la documentation, au sein de laquelle l`organisation décrit une procédure d`archivage. Les organisations peuvent archiver différents types de médias, y compris électronique, avec une relative facilité.

Objectif

Les organisations archivent des documents pour une des raisons de variété, dans la plupart des cas ayant trait à l`objectif global ou le rôle de l`organisation. Souvent, les organisations archivent la documentation car il est d`une importance culturelle ou historique. Sinon, une entreprise peut avoir une raison juridique ou financière de constituer un dossier de documentation fiable passé, pour lesquels l`archivage est la méthode de gestion plus efficace.

considérations

Vidéo: GESTION ARCHIVE DES DOCUMENTS



Toute organisation ayant besoin d`archivage des documents doit examiner attentivement ses procédures. Décider quels sont les documents à archiver, à la fois en termes d`opérations passées et en cours, est naturellement la principale considération. Pour la documentation en cours d`une organisation produit, l`organisation peut arriver à une sorte de planification pour l`archivage. méthodes d`archivage varient également, et l`avance de la technologie informatique a mis en place une multitude de nouveaux outils, offrant des solutions efficaces et rentables dans de nombreux cas.

Outils

En 2011, des outils logiciels pour l`archivage des documents ont augmenté, donnant aux organisations plus de possibilités d`archiver à une baisse des charges. Les organisations peuvent utiliser l`archivage de logiciel comme un outil, non seulement pour les documents qu`ils stockent sous forme électronique, mais aussi pour la documentation papier et autres supports. Les organisations peuvent numériser ou convertir les éléments non-numériques pour le stockage sous forme électronique, ce qui réduit la quantité d`espace physique requis pour la tenue efficace des dossiers.

Risques

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Les risques sont inhérents à tout système d`archivage de documents, et les organisations doivent prendre en compte lors de la création de ces politiques d`archivage d`organisation. si les archives sont en sécurité au profit de stockage des documents sous forme électronique est uniquement valable. Les organisations doivent donc employer des garanties suffisantes pour protéger la stabilité et la sécurité d`une archive, qui adresse des outils d`archivage et services de différentes façons.

Avantages

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Les avantages d`avoir un système d`archivage efficace des documents ont augmenté avec l`avènement des solutions technologiques. Les dossiers électroniques occupent moins d`espace physique et, dans certains cas, peuvent ne pas résider même dans les principaux locaux d`une entreprise ou d`une organisation. Par exemple, certaines organisations peuvent utiliser un service de gestion des documents externes. Un autre avantage à l`utilisation des documents électroniques est que les organisations peuvent facilement et rapidement faire du contenu archivé disponible en cas de besoin, souvent dans un format électronique consultable.

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